ΟΔΗΓΟΣ ΧΡΗΣΗΣ APP

Το πλήρες εγχειρίδιο του EmbiriaBIMS App.

Ξεκίνα από τις καθημερινές εργασίες και προχώρησε μέχρι Project Management, commercial, finance, reports και administration. Τα labels μέσα σε backticks είναι τα πραγματικά ονόματα που εμφανίζονται στο App.

ROLE-FIRST ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗ ΕΡΓΑΣΙΑ PROJECT DELIVERY COMMERCIAL & FINANCE REPORTING & ADMIN

ΠΡΙΝ ΞΕΚΙΝΗΣΕΙΣ

Βρες πρώτα τη δουλειά που θέλεις να κάνεις

Το App εμφανίζει μόνο όσα επιτρέπουν οι ρόλοι, τα permissions, τα assignments και τα ενεργά tenant features σου. Αν ένα menu ή κουμπί δεν υπάρχει στη δική σου οθόνη, πήγαινε στην ενότητα Permissions και προβλήματα.

Καταγραφή χρόνου

Header → Press Work Start ή Work Hours Update. Χρησιμοποίησέ το για χρόνο σε project, discipline, deliverable, supportive work ή no-project category.

Πρόβλημα σε project

Working Dashboard → project row actions → Project Risks & Project Issues → Project Issues → Add.

Εμπορική ευκαιρία

Offers → Add Offer για άμεση προσφορά ή Offers → Pre-Offer για ανάλυση πριν την επίσημη Offer.

Διαχείριση project

Working Dashboard → Projects για Main Info, planning, stages, disciplines, subcontractors, updates, issues, actions, workbook και activity history.

Οικονομική παρακολούθηση

Invoices ή Expenses για παραστατικά. Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες χρησιμοποιούν επίσης Project matching και Payments.

Απόφαση και αναφορά

Dashboards, KPIS και Reports για προσωπική απόδοση, project health, οικονομική εικόνα, governance και exports.

Πώς διαβάζεις τις οδηγίες

Κάθε ροή γράφει: πού πηγαίνεις, τι πατάς, τι συμπληρώνεις, τι πρέπει να συμβεί μετά και τι ελέγχεις όταν κάτι αποτύχει. Τα ονόματα ρόλων είναι οδηγός· η τελική πρόσβαση καθορίζεται από τα πραγματικά permissions του λογαριασμού σου.

ACCESS MODEL

Ξεκίνα από τον ρόλο και τα permissions σου

Οι έτοιμοι ρόλοι βοηθούν στην οργάνωση, αλλά η πραγματική πρόσβαση είναι permission-driven. Δύο χρήστες με τον ίδιο τίτλο μπορεί να βλέπουν διαφορετικές επιλογές αν έχουν custom role, πολλαπλούς ρόλους ή διαφορετικό tenant feature set.

`Guest` / `Customer`

Περιορισμένη εξωτερική πρόσβαση. Ξεκίνα από Home και χρησιμοποίησε μόνο τα dashboards ή records που εμφανίζονται.

`Designer` / `Engineer SUB`

Εργασία σε ανατεθειμένο αντικείμενο, προσωπικός χρόνος και όσα project records έχουν δοθεί στον χρήστη.

`Engineer` / `Secretariat`

Καθημερινή delivery εργασία, assigned projects, disciplines, deliverables, supportive works και λειτουργίες που έχουν δοθεί μέσω permissions.

`Project Manager`

Project planning, ομάδα, stages, disciplines, progress, updates, actions, risks, issues, approvals και project-level reporting.

`CTO` / `COO`

Cross-project εποπτεία, resources, offers, finance, TimeMGMT, KPIs και reports ανάλογα με το effective permission set.

`CEO`

Executive εικόνα, critical projects, incoming work, finance snapshots, governance, capacity και οργανωτικές αποφάσεις.

`Admin`

Users, roles, permissions, reference data, organization, integrations, project/offer administration και ασφαλές tenant backup/restore.

Δεν υπάρχει απόλυτα γραμμική ιεραρχία

Για παράδειγμα, το Secretariat και το Engineer έχουν διαφορετική λειτουργική πρόσβαση, όχι απλώς «περισσότερη» ή «λιγότερη». Ακολούθησε τις οδηγίες για τα controls που εμφανίζονται στον δικό σου λογαριασμό. Αν μια απαιτούμενη ενέργεια λείπει, ο Admin πρέπει να ελέγξει role, permission, assignment και tenant feature.

Επίπεδο	Ξεκίνα από	Κύρια workflows	Συνέχισε στην ενότητα
Βασικός χρήστης	`Home` / header	Timer, ώρες, profile, notifications, προσωπικά στοιχεία	Καθημερινά εργαλεία
Delivery role	`Working Dashboard`	Assigned projects, disciplines, deliverables, supportive works	Προσωπική εργασία
Project Manager	`Projects`	Planning, ομάδα, status, actions, risks, issues, updates	Projects και Planning
Commercial / Finance	`Pre-Offer`, `Offers`, `Invoices`	Opportunity, offer, contract, invoice, expense, matching	Commercial / Finance
Management	`Dashboards`, `KPIS`, `Reports`	Health, capacity, revenue, exceptions, exports	Management
Admin	`Admin`	Authorization, master data, organization, maintenance	Administration

EVERY USER · DAILY START

Header, navigation και καθημερινά εργαλεία

Αυτά είναι τα πρώτα controls που χρησιμοποιεί ένας συνδεδεμένος χρήστης. Ορισμένα εμφανίζονται μόνο με το αντίστοιχο permission.

1
Άνοιξε το navigation
Χρησιμοποίησε το πλαϊνό menu και πάτησε Home για το default dashboard σου. Το group Dashboards ανοίγει μόνο τα dashboards στα οποία έχεις πρόσβαση. Σε mobile άνοιξε το menu από το compact header και κλείσ' το με Close navigation.
2
Έλεγξε ProjectActions και notifications
Πάτησε το bell με title Unread ProjectActions. Το badge είναι το άθροισμα ανοικτών ProjectActions και unread notifications. Το inbox περιέχει ξεχωριστές λίστες ProjectActions και Notifications. Σε ProjectAction αλλάζεις το ProjectAction State· τα Approve Reopen και Reject Request εμφανίζονται μόνο όταν υπάρχει pending αίτημα reopen.
3
Άνοιξε το προφίλ σου
Πάτησε το person icon με title My Profil Page. Έλεγξε τα προσωπικά στοιχεία και το default dashboard. Αποθήκευσε πριν κλείσεις, ώστε το Home να ανοίγει τη σωστή αρχική επιφάνεια.
4
Κάνε ασφαλές refresh όταν τα δεδομένα έχουν αλλάξει
Πάτησε Refresh για κανονική επαναφόρτωση δεδομένων. Το Hard Browser Reset είναι για stale browser/PWA state και κάνει ισχυρότερο reset· χρησιμοποίησέ το μόνο όταν το απλό refresh δεν διορθώνει την εικόνα.

Control	Τι κάνεις	Τι περιμένεις	Ποιος το βλέπει
`Today` / `Back to Home`	Επιστρέφεις στο default dashboard.	Ανοίγει η Home επιφάνεια που αντιστοιχεί στο Default Dashboard σου.	Όλοι οι συνδεδεμένοι χρήστες.
`Press Work Start`	Ξεκινάς συνεδρία εργασίας.	Εμφανίζονται timer, `Pause` και `End Work`.	Χρήστης με work-hours access, μόνο στην αυστηρή λειτουργία.
`Unclaimed hours`	Ανοίγεις τις αποθηκευμένες ξεχασμένες ώρες.	Βλέπεις διαθέσιμα και εκκρεμή υπόλοιπα· ακολούθησε τις οδηγίες καταχώρισης.	Χρήστης με πρόσβαση προβολής ή επεξεργασίας προσωπικών ωρών.
`Month Hours`	Ανοίγεις τη μηνιαία εικόνα ωρών.	Μεταφέρεσαι στο TimeMGMT μόνο όταν έχεις και το ξεχωριστό TimeMGMT permission. Διαφορετικά το chip μπορεί να είναι ορατό χωρίς να πλοηγεί.	Απαιτούνται permission ωρών και πρόσβαση στο `TimeMGMT`.
`Unread ProjectActions`	Ανοίγεις το inbox ενεργειών.	Βλέπεις τα records που σε αφορούν και ενημερώνεται το unread counter.	Συνδεδεμένος χρήστης με σχετικά actions.
`Correct Your Hours`	Στέλνεις αίτημα αλλαγής ή, ως approver, ανοίγεις τα εισερχόμενα requests.	Το request αποθηκεύεται ή εμφανίζεται για έγκριση/απόρριψη.	Employee ή time approver, ανά control.
`Send Notification`	Συντάσσεις και στέλνεις notification στους επιτρεπόμενους παραλήπτες.	Η ειδοποίηση αποστέλλεται και η φόρμα κλείνει μετά την επιτυχία.	Permission-gated.
`Users Working Status`	Βλέπεις ποιοι έχουν ενεργό, paused ή κλειστό work session.	Ανοίγει panel με την τρέχουσα κατάσταση χρηστών.	Permission-gated.
`Change Theme`	Αλλάζεις light/dark theme.	Η επιλογή εφαρμόζεται και αποθηκεύεται για browser/PWA.	Όλοι οι χρήστες.
`Download App`	Εγκαθιστάς το PWA όταν το υποστηρίζει ο browser.	Ακολουθείς το browser install prompt· μετά την εγκατάσταση το κουμπί μπορεί να κρυφτεί.	Browser χρήστης, όχι Microsoft Teams host.
`Sign Out`	Τερματίζεις τη συνεδρία.	Επιστρέφεις στη διαδικασία εισόδου.	Browser χρήστης.
`Refresh`	Ξαναφορτώνεις την τρέχουσα App κατάσταση.	Περίμενε να τελειώσει το loading πριν επαναλάβεις action.	Όλοι οι συνδεδεμένοι χρήστες.
`Hard Browser Reset`	Καθαρίζεις browser/PWA caches και local state.	Ανοίγει confirmation και γίνεται cache-busted reload μόνο με `Yes, Reset`.	Browser/PWA χρήστης.
`MicrosoftTeams Requested Users`	Ελέγχεις αιτήματα χρηστών που ήρθαν από Teams.	Ανοίγει η λίστα requests και το badge δείχνει τα εκκρεμή.	Permission-gated.
`Export Tenant Data (.embiria-tenant.zip)`	Δημιουργείς tenant backup και κατεβάζεις το αρχείο.	Λαμβάνεις προστατευμένο tenant export.	Μόνο εξουσιοδοτημένος Admin.
`Restore Tenant Data (.embiria-tenant.zip)`	Επιλέγεις έγκυρο export αρχείο και επιβεβαιώνεις restore.	Τα tenant δεδομένα αποκαθίστανται σύμφωνα με το αρχείο.	Μόνο εξουσιοδοτημένος Admin.

Είσοδος, Microsoft activation και προφίλ

Πρώτη είσοδος ή επανασύνδεση

Στη σελίδα Sign in to continue γράψε το εταιρικό email ή username στο Username or email.
Πάτησε Login. Αν το format δεν είναι αποδεκτό, εμφανίζεται Invalid username or email..
Αν ο λογαριασμός είναι ήδη συνδεδεμένος με Microsoft, το App ξεκινά αυτόματα το Microsoft sign-in.
Αν εμφανιστεί Microsoft sign-in is required, επιβεβαίωσε το email και πάτησε Create Microsoft sign-in. Περίμενε το Opening Microsoft sign-in… και ολοκλήρωσε τη Microsoft-hosted διαδικασία.
Μετά το callback έλεγξε ότι επέστρεψες στο σωστό tenant. Μην επαναλάβεις την activation σε άλλο email ή tenant.

Browser, εγκατεστημένο App και Microsoft Teams

Στον browser μπορεί να εμφανίζονται Download App και Sign Out.
Το Download App ανοίγει native install prompt όπου είναι διαθέσιμο. Σε άλλο browser εμφανίζει platform guidance και κρύβεται όταν το PWA θεωρείται ήδη εγκατεστημένο.
Στο Microsoft Teams τα browser-only controls κρύβονται και η αρχική ρύθμιση του tab γίνεται από τη host-specific επιφάνεια /config.
Το Change Theme αποθηκεύει light/dark preference. Στο εγκατεστημένο iOS PWA μπορεί να γίνει reload ώστε να ενημερωθεί και η status-bar επιφάνεια.
Χρησιμοποίησε Refresh για δεδομένα και Hard Browser Reset μόνο όταν έχει μείνει παλιό browser/PWA state.

Αν το Microsoft sign-in δεν ολοκληρωθεί

Ακολούθησε το ακριβές μήνυμα: We could not restore your sign-in session. Please try again., Microsoft sign-in is temporarily unavailable. Please try again later., Microsoft sign-in activation is unavailable. Please try again later., We could not verify your Microsoft sign-in session. Please try again. ή μήνυμα ότι το App access δεν φορτώθηκε. Κάνε μία νέα προσπάθεια· αν επαναληφθεί, στείλε το ακριβές μήνυμα στον Admin χωρίς token, code ή password.

Επεξεργασία του `My Profil Page`

1
Άνοιξε το profile
Πάτησε το person icon με title My Profil Page. Το dialog έχει τίτλο Edit Profile.
2
Έλεγξε τα στοιχεία ταυτότητας
Συμπλήρωσε τα required FirstName, LastName και Phone1. Τα MidName, Phone2, Phone3 και Description είναι συμπληρωματικά. Το ProxyAddress είναι read-only και πρέπει να είναι έγκυρο email.
3
Διαχειρίσου Microsoft sign-in
Αν υπάρχει linked identity, πάτησε Change password in Microsoft για να ανοίξεις τη Microsoft σελίδα. Αν δεν υπάρχει, πάτησε Create Microsoft sign-in και ολοκλήρωσε την activation.
4
Έλεγξε roles και αρχική οθόνη
Στο Select Roles: χρησιμοποίησε το Search... και δες τα επιλεγμένα roles. Στο My Roles επιβεβαίωσε την τελική λίστα και διάλεξε default dashboard μόνο από όσα επιτρέπουν τα roles σου.
5
Διαχειρίσου emails
Στην ενότητα Emails χρησιμοποίησε Search..., πάτησε Add, συμπλήρωσε Mail Address και διέγραψε λάθος γραμμή με Delete. Πρέπει να παραμένει τουλάχιστον ένα έγκυρο email.
6
Αποθήκευσε
Πάτησε Update. Για έξοδο χωρίς αποθήκευση πάτησε Cancel. Διόρθωσε πρώτα Field is required!, Invalid Phone!, No valid proxy address!, At least one email required! ή duplicate proxy/email/subscription-limit warning.

Αποστολή notification

Πάτησε Send Notification και γράψε το κείμενο στο Message:.
Κράτησε ή αφαίρεσε το Send push notification to all active client devices.
Στο Recipients άνοιξε Roles Filter (n), αναζήτησε στο Search role... και χρησιμοποίησε Clear Roles για reset.
Στο Select recipients αναζήτησε στο Search user..., επίλεξε μεμονωμένες γραμμές ή το select-all checkbox και έλεγξε το selected / available.
Πάτησε Send. Κατά την αποστολή εμφανίζεται Sending... και στην επιτυχία Notification sent.. Αν δεν υπάρχει message ή recipient, διόρθωσε το validation αντί να κλείσεις το dialog.

Inbox notifications: Με το άνοιγμα unread notification γίνεται read. Στα details βλέπεις Title, Category, From, Created, Expires και Message· σε billing notification μπορεί να εμφανιστεί Open billing. Αν ο browser έχει Block στα push permissions, οι ειδοποιήσεις συνεχίζουν να υπάρχουν μέσα στο ProjectActions Inbox.

Παρακολούθηση και διαχείριση work timers

Με το permission προβολής, το Users Working Status δείχνει counters και γραμμές για Active, Paused και Inactive χρήστες. Με το επιπλέον manage permission εμφανίζονται Pause All, Resume All και ανά γραμμή Pause / Resume. Τα buttons είναι disabled όταν η τρέχουσα κατάσταση δεν επιτρέπει τη συγκεκριμένη μετάβαση.

Το Hard Browser Reset διαγράφει τοπική κατάσταση

Στο Confirm Hard Reset το Yes, Reset καθαρίζει caches, service workers, localStorage, sessionStorage και IndexedDB και κάνει forced reload. Χρησιμοποίησε Cancel αν δεν είσαι βέβαιος· μπορεί να χαθούν theme και PWA preferences. Για tenant restore, πάρε πρώτα νέο Export Tenant Data και χρησιμοποίησε μόνο αξιόπιστο .embiria-tenant.zip.

TIME TRACKING

Πώς περνάω ώρες;

Ο admin επιλέγει αυστηρή ή ευέλικτη λειτουργία για το tenant. Στην αυστηρή λειτουργία καταγράφεις χρόνο με το ρολόι και κατανέμεις το διαθέσιμο υπόλοιπο. Στην ευέλικτη καταχωρίζεις ημερομηνία και διάρκεια από το Working Dashboard ή το Edit Hours, χωρίς start/stop. Δες τις ρυθμίσεις συστήματος ωρών.

Πριν αλλάξεις επιλογή

Όταν αλλάξεις χρόνο, το App εμφανίζει το μήνυμα Update changes to this point to enable selections!. Πάτησε πρώτα Update Hours για να ενεργοποιηθούν ξανά οι επιλογές project και discipline.

A. Αυστηρή λειτουργία: ξεκίνα εργασία και κλείσε τη συνεδρία

1
Βρες τα work controls στον header
Όταν δεν τρέχει συνεδρία, εμφανίζεται το πράσινο κουμπί Press Work Start. Πάτησέ το μία φορά για να ξεκινήσει ο χρόνος.
Τι θα δεις: Τα controls αλλάζουν σε Pause και End Work και ο χρόνος αρχίζει να μετρά.
2
Κάνε παύση ή συνέχισε
Αν σταματήσεις προσωρινά, πάτησε Pause. Όταν επιστρέψεις, πάτησε Resume. Μπορείς επίσης να πατήσεις End Work όταν ολοκληρώσεις οριστικά.
3
Συμπλήρωσε την κατανομή στο Work Hours Update
Με το End Work ανοίγει το dialog Work Hours Update. Στην κορυφή βλέπεις το My Time Since Start, δηλαδή τον χρόνο που πρέπει να κατανείμεις.
4
Ολοκλήρωσε το dialog
Όταν ο χρόνος που απομένει γίνει μηδέν, πάτησε Ok. Το Ok ενημερώνει τις ώρες και κλείνει το dialog. Το Cancel δεν τελειώνει τη συνεδρία: την επαναφέρει σε Active ή Paused, όπως ήταν πριν ανοίξει το dialog. Για συνεδρία έως 59 δευτερόλεπτα δεν ανοίγει allocation dialog.

B. Καταχώρισε χρόνο σε project

1
Επίλεξε project
Στην περιοχή project θα δεις το label Project Name και το πεδίο Select project by name.... Πάτησε το πεδίο, πληκτρολόγησε ή διάλεξε το project και περίμενε να φορτώσουν τα διαθέσιμα disciplines.
Για αναζήτηση με κωδικό, ενεργοποίησε το switch Search by code. Το label αλλάζει σε Project Code και το placeholder σε Select project by code.... Για αλλαγή project, χρησιμοποίησε το κουμπί Clear project selection.
2
Επίλεξε discipline
Στην περιοχή Project Discipline πάτησε το πεδίο Select project discipline... και διάλεξε το discipline. Για αλλαγή, πάτησε Clear project discipline selection.
Αν δεν εμφανιστεί project ή discipline, έλεγξε ότι είσαι assigned στο project και ότι έχεις permission για project disciplines.
3
Άνοιξε το Project Time
Πάτησε την accordion επικεφαλίδα Project Time. Θα εμφανιστούν τα time inputs για το project (με label όπως Project: ABC-001) και για το Project Discipline.
4
Πέρασε χρόνο
Στο αντίστοιχο Time input αύξησε ή μείωσε ώρες και λεπτά. Μην αλλάξεις άλλο project πριν αποθηκεύσεις την αλλαγή.
5
Αποθήκευσε την κατανομή
Πάτησε Update Hours. Το κουμπί είναι disabled μέχρι να αλλάξεις χρόνο. Μετά το update μπορείς να επιλέξεις άλλο project ή discipline.

C. Καταχώρισε deliverables και supportive works

1
Άνοιξε Deliverables Time
Με επιλεγμένο project και discipline, πάτησε την accordion Deliverables Time. Κάθε κάρτα έχει τα πεδία Deliverable, Time, De/Comp και Date.
2
Συμπλήρωσε κάθε deliverable
Στο Time βάλε τον χρόνο του συγκεκριμένου deliverable. Στο De/Comp βάλε ποσοστό ολοκλήρωσης από 0 έως 100. Η απευθείας καταχώριση στην αυστηρή λειτουργία αφορά τη σημερινή ημερομηνία· για διαφορετική ημερομηνία χρησιμοποίησε το αντίστοιχο αίτημα ωρών.
3
Άνοιξε Supportive Works Time
Πάτησε την accordion Supportive Works Time. Σε κάθε γραμμή θα δεις Supportive Work, Time και Date. Συμπλήρωσε τα αντίστοιχα και πάτησε Update Hours.

D. Καταχώρισε χρόνο που δεν ανήκει σε project

1
Άνοιξε το no-project panel
Πάτησε το κουμπί No Project Time κάτω από την επιλογή project. Ανοίγει η περιοχή με τίτλο No Project Time.
2
Διάλεξε τη δραστηριότητα
Στο No Billing Time άνοιξε την ομάδα και συμπλήρωσε διάρκεια hh:mm στις δραστηριότητες που χρειάζεσαι· άφησε τις υπόλοιπες στο 00:00. Οι κατηγορίες και υποκατηγορίες ορίζονται από τον Admin και εμφανίζονται σύμφωνα με την πρόσβαση του χρήστη σου. Το Entered: δείχνει το σύνολο που έχεις κατανείμει.
3
Κάνε update
Έλεγξε ότι ο χρόνος που κατανέμησες καλύπτει τον χρόνο που απομένει και πάτησε Update Hours. Αν το dialog άνοιξε από End Work, ολοκλήρωσε μετά με Ok.

Διόρθωση ήδη καταχωρισμένων ωρών

Στον header πάτησε το εικονίδιο με title Correct Your Hours.
Στο dialog επίλεξε project με Select project by name... ή Search by code.
Επίλεξε Project Discipline και άνοιξε Project Time.
Κάνε την αλλαγή και γράψε υποχρεωτικά Description.
Πάτησε Send. Το κουμπί ενεργοποιείται αφού υπάρχει αλλαγή.

Έλεγχος των ωρών

Άνοιξε TimeMGMT από το navigation ή πάτησε το chip Month Hours.
Για σύνολα χρησιμοποίησε Work Summary ή Daily Total Hours.
Για record-level εγγραφές χρησιμοποίησε Activity Log. Το Time Sheet είναι weekly pivot ανά Project και το No Project Time είναι συγκεντρωτική ανάλυση μη-project χρόνου.
Για σύγκριση με τον προϋπολογισμό άνοιξε Project Actuals To Date.
Χρησιμοποίησε General Filters και, αν έχεις δικαίωμα, Export.

Unclaimed hours: καταχώριση ξεχασμένων ωρών

Όταν ο admin έχει ενεργοποιήσει τη φύλαξη ξεχασμένων ωρών, το ενεργό ρολόι κλείνει στα μεσάνυχτα της επιλεγμένης ζώνης ώρας και το μη καταχωρισμένο υπόλοιπο αποθηκεύεται χωριστά. Αν ο έλεγχος γίνει αργότερα, δεν προστίθεται χρόνος μετά τις 00:00. Ήδη καταχωρισμένες ώρες δεν προστίθενται δεύτερη φορά.

1
Άνοιξε το υπόλοιπό σου
Στον header πάτησε Unclaimed hours. Το chip δείχνει τις διαθέσιμες ώρες και κάθε κάρτα την ημερομηνία, το Available: και, αν υπάρχει εκκρεμές αίτημα, το Pending request:. Βλέπεις τα δικά σου υπόλοιπα στο τρέχον tenant.
2
Επίλεξε ποσότητα
Πάτησε Allocate hours στη σωστή ημερομηνία. Στο Hours to allocate βάλε θετικό αριθμό έως το διαθέσιμο υπόλοιπο ή πάτησε Use all available hours. Η καταχώριση διατηρεί την ημερομηνία της αποθηκευμένης συνεδρίας.
3
Επίλεξε προορισμό
Στο Time type εμφανίζονται μόνο οι τύποι που επιτρέπουν τα δικαιώματά σου. Για χρόνο εκτός project αρκεί ο τύπος. Για άλλους τύπους διάλεξε Client ή Offer, ή επίλεξε Project και, όπου απαιτείται, Discipline, Deliverable ή Supportive work. Η απευθείας καταχώριση σε stage ελέγχει τη σημερινή ημερομηνία όταν ισχύουν χρονικά όρια.
4
Αποθήκευσε ή στείλε αίτημα
Για απευθείας καταχώριση πάτησε Save allocation. Για αίτημα ενεργοποίησε Send as Time Request, επίλεξε ξανά τις σχετικές επιλογές project, γράψε υποχρεωτικά Description και πάτησε Send Time Request. Η επιλογή αιτήματος εμφανίζεται στην αυστηρή λειτουργία ή στην ευέλικτη με ενεργά όρια stages· το ίδιο το αίτημα εξαιρείται από τα όρια.
5
Έλεγξε το αποτέλεσμα
Η επιτυχής καταχώριση εμφανίζει Hours allocated successfully. και μειώνει το Available. Το αίτημα εμφανίζει Time Request sent. These hours are reserved pending review. και δεσμεύει τον χρόνο μέχρι την απόφαση. Η έγκριση διατηρεί την καταχώριση και η απόρριψη επιστρέφει τις ώρες. Το Cancel allocation ακυρώνει τον editor χωρίς αλλαγή υπολοίπου.

Υπόλοιπο, δικαιώματα και σφάλματα

Το Allocate hours απαιτεί δικαίωμα καταχώρισης ωρών και διαθέσιμο υπόλοιπο. Εκκρεμείς ώρες δεν είναι διαθέσιμες για δεύτερη καταχώριση. Το No unclaimed hours remaining. σημαίνει ότι δεν υπάρχει διαθέσιμο ή εκκρεμές υπόλοιπο. Αν η διάρκεια είναι μη έγκυρη ή μεγαλύτερη από το διαθέσιμο, εμφανίζεται Enter a duration within the available balance.. Σε αποτυχία αποθήκευσης διόρθωσε το μήνυμα ή επαναφόρτωσε πριν ξαναδοκιμάσεις· οι ώρες δεν καταναλώνονται από αποτυχημένη καταχώριση.

Τα αποθηκευμένα υπόλοιπα παραμένουν μετά από αποσύνδεση, απενεργοποίηση της φύλαξης ή μετάβαση σε flexible, ακόμη και όταν email και ειδοποιήσεις είναι κλειστά. Δες τις ρυθμίσεις Forgotten Timer και τις οδηγίες Edit Hours για μεταγενέστερη επεξεργασία.

Διορθώσεις ωρών, `Edit Hours` και `TimeMGMT`

Γρήγορη καταχώριση από γραμμή

Στο Working Dashboard το clock action Pass worked hours υπάρχει σε Client και σε Offer μόνο όταν το Result είναι SUCCESSFUL. Σε Project, Project Discipline, Deliverable και Supportive Work υπάρχουν επίσης Add 30 minutes και Remove 30 minutes. Στην αυστηρή λειτουργία απαιτούν ενεργό work session, σχετικό permission και διαθέσιμο υπόλοιπο· η αφαίρεση απαιτεί τουλάχιστον 30 λεπτά στο record. Στην ευέλικτη λειτουργία τα διαθέσιμα ρολογάκια δεν απαιτούν ενεργό ρολόι εργασίας, αλλά εξακολουθούν να ισχύουν τα δικαιώματα και τα προαιρετικά όρια stages.

Τι εμφανίζει το row-time dialog

Το dialog γράφει Pass Hours ή Note your time και εμφανίζει Date, Time, συνήθως De/Comp, Save και Cancel. Στην αυστηρή λειτουργία το Date είναι κλειδωμένο στη σημερινή ημερομηνία και το Remaining Time: δείχνει το διαθέσιμο υπόλοιπο. Το Save καταχωρίζει χρόνο και τον αφαιρεί από το ρολόι· η αφαίρεση διατηρείται μετά από refresh. Στην ευέλικτη λειτουργία το Date είναι ενεργό: επίλεξε ημερομηνία και διάρκεια και πάτησε Save, χωρίς start/stop ή υπόλοιπο ενεργού ρολογιού. Το Cancel κλείνει χωρίς καταχώριση. Το De/Comp αποθηκεύεται στο Deliverable· στα Client/Offer/Project/Discipline dialogs μπορεί να εμφανίζεται αλλά αγνοείται από το save, ενώ στο Supportive Work κρύβεται.

Όταν δεν εμφανίζεται stage ή discipline

Με ενεργά όρια, το επιτρεπτό διάστημα είναι από Start Date μείον τις επιπλέον ημέρες έως End Date συν τις επιπλέον ημέρες, συμπεριλαμβανομένων των ορίων. Στο Work Hours Update και στο Working Dashboard η επιλεξιμότητα stage ελέγχεται με τη σημερινή ημερομηνία. Τα μη επιλέξιμα stages και τα disciplines τους δεν προσφέρονται για απευθείας καταχώριση. Το Time Request δεν περιορίζεται από αυτό το διάστημα ούτε από την ημερομηνία που ζητάς να καταχωριστεί. Στο flexible Edit Hours, όταν τα όρια είναι ενεργά, ελέγχεται η Work date της εγγραφής.

A. Στείλε correction request

Η διαδρομή αιτημάτων είναι διαθέσιμη στην αυστηρή λειτουργία και στην ευέλικτη όταν είναι ενεργό το Apply stage time limits in flexible mode. Στην ευέλικτη χωρίς όρια χρησιμοποιείς απευθείας Edit Hours.

1
Άνοιξε Correct Your Hours
Επίλεξε project από Select project by name... ή ενεργοποίησε Search by code. Επίλεξε προαιρετικά Project Discipline.
2
Διόρθωσε το σωστό record
Μπορείς να αλλάξεις Project, Project Discipline, Deliverable, Supportive Work ή No Project Time. Δήλωσε θετικό ή αρνητικό χρόνο, τη σωστή Date και, σε Deliverable, προαιρετικό De/Comp.
3
Τεκμηρίωσε και στείλε
Συμπλήρωσε υποχρεωτικά Description * και πάτησε Send. Χωρίς περιγραφή εμφανίζονται Field is required! και Description is required. Validation Error. Η αλλαγή δημιουργεί request· δεν ενημερώνει οριστικά τις ώρες πριν εγκριθεί.
4
Έγκριση από approver
Ο approver ανοίγει Working time requests, ελέγχει το Requests Count, User, Date, Time Type, Project/Discipline/Deliverable/Supp/Work, duration και Description και πατά Approve ή Reject. Μετά ενημερώνονται request, daily-time record και notification/email του requester.

Approval states: Χωρίς αιτήσεις εμφανίζεται No user time requests have been submitted.. Μετά το click δεν υπάρχει δεύτερο confirmation· περίμενε τα Processing request..., Approving request... ή Rejecting request... και τα notification/email progress messages πριν κάνεις άλλη ενέργεια.

B. Επεξεργάσου υπάρχουσες εγγραφές από `Edit Hours`

Ευέλικτη λειτουργία: προσθήκη, αλλαγή και διαγραφή

Άνοιξε Edit Hours από το navigation. Με δικαίωμα επεξεργασίας προσωπικών ωρών βλέπεις τις δικές σου εγγραφές· με δικαίωμα όλων μπορείς να διαχειριστείς και εγγραφές άλλων χρηστών του tenant.
Πάτησε Add hours για νέα εγγραφή ή Edit στην επιθυμητή γραμμή.
Συμπλήρωσε Work date, θετικό Total hours και Time type. Αν έχεις πρόσβαση σε όλους, επίλεξε User όπου εμφανίζεται.
Ανάλογα με το type, επίλεξε Client, Offer, Project, Discipline, Deliverable ή Supportive work. Αλλαγή Project ή type καθαρίζει τις ασύμβατες επιλογές. Πρόσθεσε Description όπου χρειάζεται.
Πάτησε Save hours και περίμενε το αποτέλεσμα. Το Cancel κλείνει τον editor χωρίς αποθήκευση. Με Delete επιβεβαίωσε με Yes ή ακύρωσε με No.
Εγγραφή από Unclaimed hours διατηρεί τον αρχικό χρήστη της συνεδρίας: δεν εμφανίζεται επιλογή μεταφοράς σε άλλον. Η μείωση ή διαγραφή επιστρέφει υπόλοιπο, ενώ η αύξηση επιτρέπεται μόνο μέχρι τον διαθέσιμο χρόνο. Για κανονικές flexible εγγραφές ισχύουν τα συνήθη δικαιώματα πλήρους επεξεργασίας.

Στην αυστηρή λειτουργία δεν υπάρχει Add hours ούτε ελεύθερη αλλαγή διάρκειας από το Edit Hours. Για αλλαγή χρόνου χρησιμοποίησε αίτημα διόρθωσης. Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τους περιορισμούς καταστάσεων στην αυστηρή λειτουργία· στην ευέλικτη οι ενέργειες Edit και Delete διατίθενται σύμφωνα με τα δικαιώματα διαχείρισης της εγγραφής.

State filter	Τι επιτρέπεται	Τι ελέγχεις
`Approved / No Request`	`Edit` και `Delete`	Date, User όπου επιτρέπεται, Type, Project, Project Discipline, Supportive Work, Deliverable και Total Time.
`Awaiting`	Όχι Edit· επιτρέπεται Delete.	Υπάρχει correction request που περιμένει απόφαση.
`Reject`	Ούτε Edit ούτε Delete.	Το request έχει απορριφθεί και παραμένει ως ιστορικό.

Χρησιμοποίησε Filter, Previous και Next. Με edit-own βλέπεις τις δικές σου εγγραφές· με edit-all εμφανίζεται και User.
Με Edit άλλαξε μόνο τα fields που ταιριάζουν στο Type. Αλλαγή Project καθαρίζει Discipline/Supportive Work/Deliverable, ενώ αλλαγή Type καθαρίζει ασύμβατες συνδέσεις.
Τα διαθέσιμα Type labels είναι General on User, Personal Time, Training Time, Corporate Time, Time on Client, Time on Offer, Time on Project, Time on ProjectDiscipline, Time on Deliverable, Time on SupportiveWork, Unused Time και General Servicer.
Πάτησε Save ή το υφιστάμενο label Cansel. Στο Delete επιβεβαίωσε Are you sure you want to delete this DailyTime record? με Yes ή No.
Σε σφάλμα θα δεις Lookup load failed:, Save failed: ή Delete failed:. Το empty state είναι No records found..

C. Ανάλυσε τον χρόνο στο `TimeMGMT`

1
Άνοιξε το dashboard
Πήγαινε navigation → TimeMGMT ή πάτησε Month Hours. Το δεύτερο απαιτεί και πρόσβαση στην οθόνη TimeMGMT.
2
Ρύθμισε General Filters
Στο Dashboard Filters όρισε StartDate Date ή Date Range, Set EndDate as Today, Show Completed, Sellect Users με αναζήτηση Name... και Sellect Projects με αναζήτηση Name/Code/Client. Τα δύο Sellect είναι τα σημερινά labels του App. Ολοκλήρωσε με Save ή Cancel. Χωρίς all-users permission ο user filter κλειδώνει στον συνδεδεμένο χρήστη.
3
Διάλεξε την κατάλληλη view
Work Summary δίνει totals, Activity Log record-level χρονολογική κίνηση, Time Sheet weekly project pivot, No Project Time μη-project χρόνο, Daily Total Hours σύνολα ανά ημέρα, Project Actuals To Date actuals έναντι project/budget και Usage Ranking συνοπτική εικόνα όλων των χρηστών όταν επιτρέπεται.
4
Άνοιξε detail ή export
Στο Daily Total Hours επίλεξε γραμμή για τις επιμέρους ημερήσιες εγγραφές. Χρησιμοποίησε Export ή Export XLSX μόνο αφού τελειώσει το loading και υπάρχουν δεδομένα.
5
Άλλαξε ώρες άλλου χρήστη μόνο αν επιτρέπεται
Το Change Hours ανοίγει Change Worked Hours. Στα Daily Time Records χρησιμοποίησε Filter, Add New, Edit, Delete, Rows:, Prev και Next. Το Add/Edit ανοίγει New Daily Time ή Edit Daily Time με Date, User, Type, State, Project, Project Discipline, Supportive Work, Deliverable και Time. Σε νέα εγγραφή επίλεξε User, αλλιώς εμφανίζεται Please select User..

D. Ακριβής οδηγός των TimeMGMT views

View	Controls και στήλες	Πώς το χρησιμοποιείς	Empty/error και export
`Projects Hours`	Stats `Projects`, `Users`, `Weeks`, `Total Hours`, stacked project series και κόκκινη total-hours γραμμή.	Διάβασε το `ChartPeriodLabel`, χρησιμοποίησε horizontal chart scroll και το legend· κάθε Project παραμένει ξεχωριστή σειρά.	`No chart data for the selected filters.`. Το top-level `Export` δημιουργεί PDF και εμφανίζει `Preparing your PDF report...`.
`Work Summary`	Search `Project...`, columns `Project`, `Total Hours` και τελικό `Σύνολο:`.	Για συγκεντρωτικές ώρες ανά Project, χωρίς εβδομαδιαία ή record-level ανάλυση. Το `Info` εξηγεί τον πίνακα.	`Export` PDF όταν επιτρέπεται και `Export XLSX`. Περίμενε να φύγει το loading ring.
`Time Sheet`	Search `Project...`, `Project Name`, δυναμικές εβδομάδες με date range και `Total`.	Σύγκρινε Project totals ανά εβδομάδα και το grand-total row.	`Export`, `Export XLSX`, `Info`. Κενός πίνακας σημαίνει ότι τα active filters δεν επέστρεψαν DailyTime entries.
`Activity Log`	`Search...`, local `Select dates...` με `Cancel`, `Reset`, `Apply`. Columns: `Ημερομηνία`, `ΩΡΑ`, `Μέλος`, `Project`, `Project Discipline`, `Ώρες`, `Ποσό`.	Κάθε γραμμή είναι ένα πραγματικό DailyTime record. Διόρθωσε την εγγραφή από `Edit Hours` ή correction request, όχι από τον πίνακα.	`Export`, `Export XLSX`, `Info`. Το Apply είναι disabled μέχρι να υπάρχουν start/end dates.
`No Project Time`	Με all-users access: `Select Users`, `Name...`, `Select all users`. Chart `Total Hours by Type (Top to Bottom)`, entries, max type, hours και percentage.	Βλέπεις χρόνο εκτός Project ανά κατηγορία. Οι επιλογές user εφαρμόζονται επιπλέον στα General Filters.	`Export`, `Export XLSX`, `Info`. Αν δεν υπάρχουν bars, έλεγξε user/date filters και no-project records.
`Daily Total Hours`	`Ημερομηνία`, `Χρήστης`, `Καταχωρήσεις`, `Σύνολο Ωρών` και grand total.	Πάτησε γραμμή για dialog με `Ημερομηνία`, `Ώρα`, `Project`, `Ειδικότητα`, `Περιγραφή`, `Ώρες`.	`Export`, `Export XLSX`, `Info`. Χωρίς rows δεν υπάρχουν daily records στα φίλτρα.
`Project Actuals To Date`	Search `Project, stage, discipline...`, `All stages`/`Unassigned Stage` και `Hide zero actuals`. Summary: Projects, Stages, Disciplines, Actual, Estimated, Variance. Columns `Project / Stage`, `Discipline`, `Estimated`, `Actual`, `Variance`, `Entries`, `Last Entry`, `Stage Status`.	Θετικό Variance σημαίνει actual πάνω από estimate· αρνητικό κάτω από estimate. Το Stage Status είναι αποθηκευμένο completion, όχι υπολογισμός των actual hours.	`No project actuals for the selected filters.`, `Export`, `Export XLSX`, `Info`.
`Usage Ranking`	Search `User...`, metrics `Users`, `Total Hours`, `Top User` και columns `User`, `Total Hours`, `Percentage`.	Εμφανίζεται μόνο με permission προβολής όλων των χρηστών. Το Percentage είναι ποσοστό ως προς τον top user, όχι share του συνολικού χρόνου.	`No data for the selected filters.`, `Export`, `Export XLSX`, `Info`.

Export states

Κατά τη δημιουργία PDF εμφανίζονται Preparing your PDF report... και The report is being generated securely on the server. This may take a few seconds.. Αν εμφανιστεί The PDF could not be generated. Please try again., μην πατήσεις επανειλημμένα Export: περίμενε να κλείσει το προηγούμενο request, έλεγξε ότι υπάρχουν δεδομένα και ξαναδοκίμασε μία φορά.

Διαθέσιμες δραστηριότητες No Billing Time

Οι διαθέσιμες δραστηριότητες προέρχονται από το Admin → No Billing Time Categories. Τα δικαιώματα της μητρικής κατηγορίας εφαρμόζονται και στις υποκατηγορίες. Αν εμφανιστεί No activities available, ζήτησε από τον Admin να ελέγξει τις κατηγορίες και την πρόσβασή σου. Σε Categories could not be loaded. πάτησε Retry. Το report διατηρεί τις διαδρομές κατηγοριών των αποθηκευμένων ωρών, ακόμη και μετά από διαγραφή κατηγορίας, και μπορεί να περιλαμβάνει παλαιότερα no-project time types.

DESIGNER · ENGINEER · SECRETARIAT

Η προσωπική μου εργασία και τα assigned records

Οι delivery χρήστες ξεκινούν από το Working Dashboard και το My Performance. Βλέπουν μόνο τα panels και τις ενέργειες που επιτρέπουν τα permissions και οι αναθέσεις τους.

Working Dashboard: βρες και άνοιξε τη δουλειά σου

1
Άνοιξε Dashboards → Working Dashboard
Εμφανίζονται όσα panels έχεις δικαίωμα να δεις: Projects, Clients, Offers, Project Disciplines, Deliverables και Supportive Works. Άνοιξε το panel που αντιστοιχεί στη δουλειά σου.
2
Χρησιμοποίησε τα filters πριν επιλέξεις γραμμή
Στα Projects γράψε στο Search projects, επίλεξε group από Select Group... και completion stage από Select Status.... Στα Clients υπάρχουν Search client name... και Search AFM.... Τα υπόλοιπα panels διαθέτουν τα δικά τους search/filter controls.
3
Πάτησε τη γραμμή για λεπτομέρειες
Η selected γραμμή ανοίγει επιπλέον πληροφορίες, όπως Offer Code, Project Code, Group, Total Hours, My Hours και Health. Το health indicator δείχνει green/amber/red κατάσταση και έχει tooltip με περισσότερη εξήγηση.
4
Πέρασε γρήγορα χρόνο όταν επιτρέπεται
Πάτησε το clock action για την πλήρη φόρμα ωρών. Τα controls Add 30 minutes και Remove 30 minutes αλλάζουν τον σημερινό χρόνο στο συγκεκριμένο Project, Discipline ή Deliverable. Έλεγξε αμέσως το My Hours μετά την αλλαγή.

Panel	Filters, columns και states	Actions
`Clients`	Metrics Visible, Loaded, With Address, With Contact. Filters `Search client name...`, `Search AFM...`. Columns Client Name, AFM, Person Name, Address. Empty: `No clients match the current filters`.	`Add Client`, Import, Export, Edit, Delete και conditional `Hours`. Οι αποτυχίες εμφανίζονται στο Import errors με γραμμή αρχείου, πεδίο και οδηγία διόρθωσης.
`Offers`	Metrics Visible, Loaded, Due In 14 Days, Result Filter. Filters Result, Category, Type, mobile `Search offers...` και desktop Code/Name/Client. Columns Result, Code, Name, Client, Planned Delivery, Price, Project Code. Empty: `No offers match the current filters`.	Settings, Pre-Offer, Add Offer, Import, Export, Analyze, Edit, Delete, conditional Hours και inline Change history. Το result selector κλειδώνει στα final results στον Working host.
`Projects`	Filters `Search projects`, `Select Group...`, `Select Status...`. Columns Status, Project, Work Package Declared Completed, Estimated Hours Completed, Deadline, PM, Actions. Expanded: Offer Code, Project Code, Group, Total Hours, My Hours, Health.	Settings, Navigate To, Add/Edit/Delete/Import/Export, Project Actions, Assign Subcontractor, Updates, Project Risks & Project Issues, PM/status actions και row time controls.
Project Disciplines	Project Discipline, Estimated Project Discipline Hours και conditional Engineer.	Settings/Edit/Import/Export, clock και ±30 minutes.
Deliverables	Deliverable, Declared Completion και conditional Designer.	Settings/Edit/Import/Export, clock και ±30 minutes.
Supportive Works	Supportive Work. Import errors: γραμμή αρχείου, πεδίο, αιτία και διόρθωση.	Settings/Edit/Import/Export, clock και ±30 minutes.

Selection behavior: Όταν αλλάξεις selected Project, το Working Dashboard καθαρίζει και επαναφορτώνει Project Disciplines, Deliverables και Supportive Works. Clients και Offers ξεκινούν collapsed. Κάθε panel έχει ανεξάρτητο permission.

Project Disciplines

Άνοιξε το panel Project Disciplines.
Βρες το discipline που σου έχει ανατεθεί.
Άνοιξε τη γραμμή για project, stage, estimated/actual hours και assignments.
Χρησιμοποίησε το clock ή τα Add 30 minutes / Remove 30 minutes μόνο για το σωστό discipline.
Αν δεν εμφανίζεται, ζήτησε να ελεγχθούν project, stage και user assignment.

Deliverables και Supportive Works

Άνοιξε το αντίστοιχο panel.
Επίλεξε το record που συνδέεται με το σωστό project/discipline.
Πέρασε χρόνο από το clock ή τα γρήγορα 30-minute controls.
Στη φόρμα ωρών ενημέρωσε completion/date όπου εμφανίζονται.
Μην χρησιμοποιήσεις Supportive Work για παραδοτέο που πρέπει να μετρήσει ως Deliverable.

My Performance: έλεγξε τη δική σου εικόνα

1
Άνοιξε Dashboards → My Performance
Τα διαθέσιμα cards εξαρτώνται από permissions και μπορεί να περιλαμβάνουν training time και χρόνο ανά Project, Project Category, Project SubCategory, Project Type ή Project Stage.
2
Έλεγξε περίοδο και κατανομές
Σύγκρινε τα charts με Month Hours και TimeMGMT. Αν λείπει χρόνος, γύρνα στο σωστό daily record ή στείλε Correct Your Hours.
3
Διόρθωσε την πηγή, όχι το chart
Τα performance cards είναι αναφορά. Για αλλαγή ενημέρωσε hours, assignment, project/discipline ή correction request και μετά πάτησε Refresh.

Project Disciplines, Deliverables και Supportive Works

Panel	Τι βλέπεις	Τι μπορείς να κάνεις	Περιορισμοί και αποτέλεσμα
`Project Disciplines`	`Project Discipline`, `Estimated Project Discipline Hours`, expanded `Total Hours`/`My Hours`.	Settings icon για types, edit icon για selections, `Import`, `Export`, clock, `Add 30 minutes`, `Remove 30 minutes`.	Τα edit/import/export controls απαιτούν working mode και ξεχωριστά permissions. Το delete confirmation είναι `Delete Record` με `Ok`/`Cancel`.
`Deliverables`	`Deliverable`, `Declared Completion`, προαιρετική `Designer`, expanded `Total Hours`/`My Hours`.	Settings για Deliverable Types, edit → `Edit Deliverables`, selection ανά `Name`, `CompletionDate`, assign → `Add Designers`, time actions, Import/Export.	Χωρίς discipline εμφανίζεται `No Project Discipline Selected!`. Assignment εμφανίζεται μόνο με assign Designer/Engineer permission. Ολοκλήρωσε dialogs με `Ok` ή `Cancel`.
`Supportive Works`	`Supportive Work`, expanded `Total Hours`/`My Hours`. Οι ώρες του δεν περιλαμβάνονται στο Project Estimated Hours Completion.	Settings για types, edit → `Edit Supportive Works`, selection με checkbox, Import/Export και time actions.	Χωρίς discipline εμφανίζεται `No Project Discipline Selected!`. Στο failed import διάβασε την αυτόματα εμφανιζόμενη ενότητα `Import errors`: αναφέρει τη γραμμή, το πεδίο και τι χρειάζεται διόρθωση.

Discipline planning editor

Κάθε γραμμή έχει checkbox επιλογής και κατάσταση Included, Not included ή, στην ειδική ενότητα, Unassigned.
Όταν συμπεριλαμβάνεται, επίλεξε Project Stage από Select Stage, συμπλήρωσε Start Date, End Date και Estimated Hours.
Πάτησε Assign engineers → Add Engineers, επίλεξε ονόματα και πάτησε Ok. Το Cancel απορρίπτει τις μη αποθηκευμένες επιλογές.
Πάτησε Assign subcontractors → Add Subcontractors. Επίλεξε subcontractor και συμπλήρωσε Budget. Το Ok παραμένει disabled όσο εμφανίζεται Budget is required..
Αν εμφανιστεί No subcontractors have been assigned to this project., πρόσθεσε πρώτα subcontractor στο Project από το tab Subcontractors.

Clients: αναζήτηση, δημιουργία και συνδεδεμένα στοιχεία

1
Βρες πρώτα τον Client
Άνοιξε Working Dashboard → Clients και χρησιμοποίησε Search client name... ή Search AFM.... Αν δεν υπάρχει, πάτησε Add Client.
2
Συμπλήρωσε το Main Info
Το Client ID είναι read-only και γράφει Generated automatically on save. Επίλεξε Client type και συμπλήρωσε Company number GEMI, Client Name *, Phone *, ΑΦΜ *, ΔΟΥ *, Contact Person Name * και προαιρετικό Description.
3
Πρόσθεσε emails και address
Στο Emails χρησιμοποίησε Search..., Add Email, επεξεργασία του Mail Address και Delete. Στο Address αναζήτησε τη διεύθυνση, επίλεξε το σωστό αποτέλεσμα στον χάρτη και επιβεβαίωσε ότι δείχνει το πραγματικό σημείο.
4
Σύνδεσε Client users
Στο Users πάτησε Add User, αναζήτησε με Name... και χρησιμοποίησε Edit ή Delete. Επιβεβαίωσε ότι το ProxyAddress αντιστοιχεί στον σωστό άνθρωπο πριν αποθηκεύσεις.
5
Αποθήκευσε και έλεγξε validations
Πάτησε Save ή Cancel. Διόρθωσε Field is required!, Invalid Phone!, The entered Tax Identification Number (ΑΦΜ) is invalid. Please check and try again. ή duplicate ΑΦΜ warning.

Ενέργειες λίστας

Σε υπάρχον record χρησιμοποίησε Edit, Delete με επιβεβαίωση και Pass worked hours / Hours μόνο όταν εμφανίζεται το permission-gated action. Τα Import και Export είναι διαθέσιμα μόνο όπου επιτρέπονται. Στις αποτυχίες διάβασε το Import errors, χωρίς να χρειάζεται άνοιγμα ξεχωριστού toggle.

Admin recovery

Στο Admin → Clients άνοιξε Show Deleted, έλεγξε IsDeletedViaDeleteFlow, DeletedAt και DeletedBy και κάνε restore μόνο του σωστού record.

PROJECT MANAGER · DELIVERY MANAGEMENT

Projects, planning, ομάδα και παρακολούθηση

Το Project συνδέει Offer, client, budget, PM, stages, disciplines, resources, ώρες, actions, risks/issues και reporting. Συμπλήρωσε πρώτα το Main Info και μετά το Project Planning.

A. Βρες, φιλτράρισε ή δημιούργησε Project

1
Άνοιξε Working Dashboard → Projects
Χρησιμοποίησε Search projects, Select Group... και Select Status.... Πάτησε μία γραμμή για να τη διαλέξεις πριν χρησιμοποιήσεις Edit, Delete ή Navigate To.
2
Δημιούργησε ή επεξεργάσου
Με permission επεξεργασίας, πάτησε το add icon για νέο Project ή το edit icon αφού επιλέξεις γραμμή. Το delete icon ανοίγει επιβεβαίωση. Το Navigate To εμφανίζεται μόνο όταν υπάρχει Address. Το settings icon ανοίγει τα διαθέσιμα planning settings.
3
Import ή Export μόνο όταν το χρειάζεσαι
Το Import φορτώνει CSV ή XLSX και είναι διαθέσιμο σε working mode με permission. Αν υπάρχουν αποτυχίες, άνοιξε Show failed projects και διάβασε Import errors. Το Export κατεβάζει τα επιτρεπόμενα records.

B. Συμπλήρωσε το `Main Info` με τη σωστή σειρά

Offer *Επίλεξε από Select Offer.... Το Offer είναι υποχρεωτικό και φέρνει Offer Name, Category και SubCategory.

Project Name *Γράψε το επίσημο όνομα που θα εμφανίζεται σε dashboards, ώρες και reports.

Code *Χρησιμοποίησε μοναδικό κωδικό. Αν υπάρχει ήδη, εμφανίζεται προειδοποίηση duplicate code.

Project GroupΕπίλεξε από Select Group... ή γράψε New Group Name μόνο αν χρειάζεται νέο group.

Contract Sign Off DateΗμερομηνία υπογραφής/έναρξης συμβατικού κύκλου.

Projected DeadLineΠρογραμματισμένη ολοκλήρωση που χρησιμοποιείται σε health, delayed projects και reports.

Actual Start DateΠραγματική ημερομηνία έναρξης.

Actual Finished DateΣυμπλήρωσέ την όταν το Project ολοκληρωθεί πραγματικά.

Project Manager *Επίλεξε από Select PM.... Από τη λίστα Projects μπορεί επίσης να εμφανίζεται Add PM.

Total Estimated MandaysΈλεγξε το σύνολο που προκύπτει από το project plan.

Project Budget *Πρέπει να καλύπτει το άθροισμα των stage prices. Αν τα stages το ξεπερνούν, εμφανίζεται warning.

Project SizeRead-only αποτέλεσμα που υπολογίζεται από τα project δεδομένα.

Project ScopeΠεριέγραψε καθαρά το αντικείμενο και τα όρια του Project.

Project StatusΕπίλεξε από Select Status.... Η κατάσταση επηρεάζει active/closed/on-hold reports.

Νέο Project: Συμπλήρωσε Main Info, Subcontractors και Address και πάτησε Next — όχι Save. Το Next κάνει validation, δημιουργεί το Project και σε μεταφέρει στο Project Planning. Εκεί ολοκλήρωσε το plan και πάτησε το τελικό Save. Σε υπάρχον Project χρησιμοποιείς Previous, Next, Save ή Cancel ανά tab.

Tabs που απαιτούν αποθηκευμένο Project

Τα Project Changes, Project Workbook και Activity Log εμφανίζονται αφού δημιουργηθεί το Project και το ανοίξεις ξανά ως υπάρχον record.

C. Ολοκλήρωσε τα tabs του Project

`Subcontractors`

Πάτησε Add και διάλεξε Create a new subcontractor record. ή Choose from the available subcontractors.. Στο δεύτερο χρησιμοποίησε Search subcontractor..., επίλεξε record και πρόσθεσέ το. Για unselect απαιτείται επιβεβαίωση.

`Address`

Γράψε Address Description, χρησιμοποίησε την αναζήτηση διεύθυνσης και αποθήκευσε. Μετά, το project list μπορεί να εμφανίσει Navigate To.

`Project Planning`

Πάτησε Add Stage και συμπλήρωσε Type *, Price, Discipline Hours, Completion (%), Start Date *, End Date, Actual Start Date, Actual Finished Date και Description. Ολοκλήρωσε με Add Plan Item ή Save.

`Project Changes`

Δες το change history της linked Offer. Αν δεν υπάρχει σύνδεση, εμφανίζεται No linked offer was found for this project..

`Project Workbook`

Το Project details είναι Locked · read only. Από τα Workbook areas διάλεξε export, περίμενε το generating/loading state και το αυτόματο download πριν κλείσεις το dialog.

`Activity Log`

Με το αντίστοιχο permission βλέπεις ποιος άλλαξε το Project, τι άλλαξε και πότε. Χρησιμοποίησέ το για έλεγχο, όχι για επεξεργασία.

D. Project Planning: stages, disciplines και resources

1
Δημιούργησε και έλεγξε Stage
Στο Type * χρησιμοποίησε Select Type.... Το Completion πρέπει να είναι 0–100, το Start Date σήμερα ή στο μέλλον και το End Date κενό ή όχι πριν από Start Date. Διόρθωσε τα μηνύματα Completion must be between 0 and 100., Start Date must be today or a future date! και End Date must be empty or not earlier than Start Date..
2
Διαχειρίσου το stage card
Επίλεξε stage και χρησιμοποίησε inline Price/Completion, Edit ή Delete. Χωρίς επιλογή εμφανίζεται No stage selected και Add or select a stage to manage disciplines..
3
Ρύθμισε Stage Disciplines
Επίλεξε/unselect το discipline και έλεγξε Included/Not included, Project Stage, Start Date, End Date και Estimated Hours.
4
Ανάθεσε Engineers και Subcontractors
Για engineers πάτησε assign → Add Engineers, επίλεξε και πάτησε Ok ή Cancel. Για subcontractors πάτησε Add Subcontractors, επίλεξε record, συμπλήρωσε Budget και διόρθωσε Budget is required. πριν το Ok.
5
Τακτοποίησε Unassigned Disciplines
Επίλεξε discipline και target Project Stage, συμπλήρωσε dates/hours/resources όπως στον κανονικό editor και αποθήκευσε πριν αλλάξεις stage ή tab.

E. Project Workbook exports

Area	Export	Περιεχόμενο
`Current view`	`All`	Όλες οι διαθέσιμες ενότητες.
`Core details`	`Project Main info`	Βασικά στοιχεία Project.
`Planning & QA`	`Project Planning QA Delivery`	Plan, ποιότητα και delivery.
`Closeout`	`Project Closure Evaluation`	Κλείσιμο και αξιολόγηση.
`Team & structure`	`Project Organization`	Ομάδα και δομή.
`Financial control`	`Project Financials`	Project οικονομικά.
`Commercial`	`Offer Pricing`	Pricing της Offer.
`Contracts`	`Contract Pricing`	Συμβατικό pricing.

F. Χρησιμοποίησε σωστά τα row actions

Action	Πότε το χρησιμοποιείς	Επόμενο βήμα
`Project Actions`	Για εργασία/απόφαση που ανατίθεται σε συγκεκριμένους χρήστες.	Συμπλήρωσε date, description, documents και `Visible To Users`, μετά αποθήκευσε.
`Assign Subcontractor`	Για να συνδέσεις διαθέσιμο subcontractor στο συγκεκριμένο Project.	Αναζήτησε, επίλεξε και επιβεβαίωσε την ανάθεση.
`Updates`	Για χρονολογημένη ενημέρωση προόδου.	Συμπλήρωσε `Date` και `Comment`, πάτησε `Add` και έλεγξε το timeline.
`Project Risks & Project Issues`	Για καταγραφή κινδύνου ή προβλήματος.	Διάλεξε το σωστό tab· Risk και Issue δεν είναι το ίδιο record.

PROJECT GOVERNANCE

Issues, Risks, Actions και Updates

Ακολούθησε την παρακάτω διαδρομή για να δημιουργήσεις πρόβλημα μέσα στο σωστό project και να κρατήσεις το status history ενημερωμένο.

1
Άνοιξε τις ενέργειες του project
Πήγαινε στο Working Dashboard → Projects. Στη γραμμή του project που θέλεις, άνοιξε το row actions menu και πάτησε Project Risks & Project Issues.
2
Άνοιξε το σωστό tab
Στο dialog πάτησε το tab Project Issues. Αν βλέπεις Project Risks, μην το χρησιμοποιήσεις για issue.
Αν δεν βλέπεις το menu: χρειάζεσαι το permission για το Project Issues workspace. Το menu εμφανίζεται μόνο όταν έχεις issue ή risk permission.
3
Δημιούργησε νέο issue
Στην επικεφαλίδα της λίστας πάτησε Add. Ανοίγει δεξιά η φόρμα και συμπληρώνεται αυτόματα Priority: Med, Status: Open και Date Opened: σήμερα.
4
Συμπλήρωσε τα πεδία
Στο Priority επίλεξε Low, Med ή High. Στο Status επίλεξε Open, On going ή Closed. Έλεγξε το Date Opened, συμπλήρωσε προαιρετικά Owner και γράψε τι ακριβώς συνέβη στο Description.
5
Κλείσε το issue σωστά
Αν διαλέξεις Closed, το Date Closed ενεργοποιείται. Μπορείς να βάλεις ημερομηνία ή, αν μείνει κενό, το App βάζει τη σημερινή. Αν επιστρέψεις σε Open ή On going, το App καθαρίζει το Date Closed.
6
Αποθήκευσε το issue
Πάτησε Save. Το Project, το Date Opened και το Description είναι υποχρεωτικά. Αν λείπει περιγραφή, εμφανίζεται Description is required.. Μετά την επιτυχή αποθήκευση το issue εμφανίζεται στην αριστερή λίστα.
7
Πρόσθεσε ενημέρωση
Επίλεξε το αποθηκευμένο issue από τη λίστα. Άνοιξε την περιοχή Status Updates, γράψε το κείμενο στο textarea και πάτησε Add. Η νέα ενημέρωση εμφανίζεται με ημερομηνία και όνομα χρήστη.

Μην μπερδεύεις Issue με Project Action

Το Project Issue είναι το record προβλήματος και έχει priority/status/status updates. Το Project Action ανοίγει από το ίδιο project row actions menu και είναι ενέργεια προς χρήστες: έχει Project Action Date, Description, σχετικά Documents και Visible To Users για επιλογή ρόλων/χρηστών.

Πώς δημιουργώ και παρακολουθώ Project Risk;

1
Άνοιξε το tab Project Risks
Από Working Dashboard → Projects → row menu → Project Risks & Project Issues, επίλεξε Project Risks και πάτησε Add.
2
Αξιολόγησε και ανάθεσε το risk
Συμπλήρωσε Status, Response Plan, Impact, Probability, Risk Identified Date, Owner, Description of Risk και Response Actions. Το Risk Closure Date ενεργοποιείται μόνο όταν το Status είναι Closed.
3
Αποθήκευσε και ενημέρωνε
Πάτησε Save. Σε υπάρχον risk μπορείς να πατήσεις Delete. Στο Comments / Status Updates γράψε νέα ενημέρωση και πάτησε Add. Το history εμφανίζει ημερομηνία, χρήστη και κείμενο.

ProjectActions: δημιουργία, παρακολούθηση και reopen

1
Δημιούργησε action από το σωστό Project
Άνοιξε Working Dashboard → Projects → row menu → Project Actions. Στο Create Project Action επιβεβαίωσε το Project:, συμπλήρωσε ProjectAction Date:, Relative Documents:, Description: και άνοιξε το Visible To Users.
2
Επίλεξε recipients
Χρησιμοποίησε Roles Filter (n), Search role..., Clear Roles, Search user..., select-all ή μεμονωμένα checkboxes. Έλεγξε τις στήλες User και Roles. Αν δεν υπάρχει αποτέλεσμα θα δεις No users match the selected filters..
3
Αποθήκευσε
Πάτησε Save· κατά την αποθήκευση εμφανίζεται Saving.... Με Cancel κλείνεις χωρίς δημιουργία.
4
Άνοιξε το κοινό inbox
Πάτησε Unread ProjectActions. Στο ProjectActions Inbox χρησιμοποίησε Search project, creator, description... και All states. Οι ενότητες ProjectActions και Notifications είναι διαφορετικές.
5
Άλλαξε την κανονική κατάσταση
Στο ProjectAction State επίλεξε Open, In Progress, Waiting Info, Resolved ή Closed. Δεν υπάρχουν γενικά Approve/Reject για το κανονικό lifecycle.

Detail και tracking

Έλεγξε Solution:, Evaluation:, Verification:, Solution Date, Verification Date, Project Manager Signature και Verificator Signature. Στα Documents μπορείς, με permission, να κάνεις download/delete και restore από Deleted Documents με Add {filename}. Στο Conversation & Tracking γράψε στο Write a comment... και πάτησε Send/Sending....

Αλλαγή recipients

Πάτησε Edit Recipients. Στο Edit ProjectAction Recipients χρησιμοποίησε Search users..., διατήρησε τους locked Creator/Project Manager recipients και ολοκλήρωσε με Save Recipients/Saving....

Reopen κλεισμένου ProjectAction

Στο inbox πάτησε Request Reopen, επίλεξε πρόσφατα κλεισμένο action και γράψε Reason for reopen στο Explain why this ProjectAction needs to be reopened.... Χωρίς κείμενο εμφανίζεται Reason is required..
Ο reviewer βλέπει Reopen Request: Pending, ανοίγει το Reopen Request, διαβάζει Requester Reason: και γράφει στο Write review reason (required for reject)... όταν απορρίπτει.
Μόνο εδώ χρησιμοποιούνται Approve Reopen και Reject Request. Μετά την απόφαση ενημερώνονται το State, το inbox, το unread counter και το Conversation & Tracking.

Project Updates: σύντομο timeline προόδου

Άνοιξε το row menu → Updates. Επίλεξε Date, γράψε συγκεκριμένο Comment και πάτησε Add. Το νέο item εμφανίζεται στο Project Updates timeline. Αν βλέπεις μόνο το timeline και όχι composer, έχεις read-only πρόσβαση.

COMMERCIAL WORK

Πώς δημιουργώ Offer;

Η Offer είναι η επίσημη εμπορική πρόταση. Ακολούθησε τη σειρά της φόρμας για να μην πάρεις required-field errors στο Save.

1
Άνοιξε τη λίστα Offers
Στο Working Dashboard άνοιξε το panel Offers. Πάτησε το κουμπί Add Offer. Το κουμπί είναι διαθέσιμο όταν βρίσκεσαι σε working mode. Σε Admin χρησιμοποίησε Admin → Offer → Offers → Add.
2
Συμπλήρωσε το Main Info με τη σειρά
Στο tab Main Info άνοιξε κάθε combobox και επίλεξε:
- Client από Select Client....
- Type από Select Type....
- Stage από Select Stage....
- Category από Select Category....
- SubCategory από Select SubCategory....
Αν το SubCategory είναι κενό, πρώτα ζήτησε από administrator να ελέγξει ότι έχει δημιουργηθεί κάτω από τη σωστή Category.
3
Συμπλήρωσε την ταυτότητα της Offer
Στο Code βάλε κωδικό που δεν χρησιμοποιείται από ενεργή Offer και στο Name γράψε περιγραφικό όνομα. Κωδικός ενεργής Offer απορρίπτεται. Αν ανήκει μόνο σε διαγραμμένη Offer, κατά την αποθήκευση μπορείς να επιλέξεις επαναφορά της ή δημιουργία ξεχωριστής νέας προσφοράς, όπως περιγράφεται στα Deleted records.
4
Βάλε τιμή, ημερομηνία και έτος
Στο Offer Price βάλε ποσό μεγαλύτερο από μηδέν. Στο Planned Delivery διάλεξε την ημερομηνία παράδοσης. Στο Year βάλε αριθμό από 1900 έως 2100. Το Date είναι ξεχωριστό προαιρετικό πεδίο και δεν αντικαθιστά το Planned Delivery.
5
Γράψε τι θα παραδοθεί
Στο Objectives γράψε τον στόχο της πρότασης και στο Scope τα όρια/παραδοτέα της εργασίας. Και τα δύο είναι υποχρεωτικά. Χρησιμοποίησε προαιρετικά Notes, Observations, Team Text και Comments για συμπληρωματικές πληροφορίες.
6
Έλεγξε Result και contract
Το Result είναι διαθέσιμο από το Select Result.... Το Order Intake και το Order Intake Price εμφανίζονται ως πληροφορίες όταν υπάρχουν. Στο Contract Status έλεγξε αν υπάρχει signed contract. Αν ανεβάσεις Signed Contract Document, συμπλήρωσε και το required Contract Code με το placeholder Enter contract code.
7
Αποθήκευσε την Offer
Πάτησε Add για νέα Offer. Αν επεξεργάζεσαι υπάρχουσα, το κουμπί γράφει Update. Μετά το Save μπορείς να ανοίξεις τα tabs Offer History και Activity Log. Σε νέα Offer αυτά τα tabs γράφουν ότι πρέπει πρώτα να αποθηκευτεί.

Πριν ορίσεις τελικό αποτέλεσμα

Στο Working Dashboard η αποθήκευση ως SUCCESSFUL μπορεί να κλειδώσει Offer Price, Planned Delivery, Objectives και Scope. Το SUCCESSFUL/UNSUCCESSFUL αποτέλεσμα μπορεί επίσης να κλειδώσει. Έλεγξε τα στοιχεία πριν κάνεις final save.

Offer workspace, Decision Hub, History και Settings

A. Βρες και διαχειρίσου Offer

Στο Working Dashboard οι ενέργειες κάθε προσφοράς βρίσκονται στο κουμπί με τις τρεις τελείες Offer actions, τόσο στον πίνακα όσο και στις mobile κάρτες. Το Analyze είναι διαθέσιμο και εκτός working mode. Σε working mode εμφανίζονται Edit και Delete, καθώς και Create Project για SUCCESSFUL Offer χωρίς Project. Το Hours απαιτεί SUCCESSFUL Offer και δικαίωμα καταχώρισης ωρών. Επίλεξε μία ενέργεια για να κλείσει το menu ή πάτησε Escape.

Στο Working Dashboard → Offers φιλτράρισε με Result/Select Result..., Category/Select Category..., Type/Select Type... και Search offers.... Στο desktop υπάρχουν επίσης Code..., Name... και Client....
Χρησιμοποίησε Pre-Offer, Add Offer, Import, Export και Show failed offers μόνο όταν εμφανίζονται. Στις αποτυχημένες imports διάβασε Import errors.
Σε γραμμή χρησιμοποίησε Edit, Delete, expand/collapse Change history και Pass worked hours/Hours μόνο για SUCCESSFUL Offer και με permission.
Το inline Update result αποθηκεύει αμέσως χωρίς confirmation. Τα SUCCESSFUL και UNSUCCESSFUL είναι final και μετά την επιλογή το dropdown κλειδώνει στο Working Dashboard.

B. Ανάλυσε την Offer

Πάτησε Analyze για να ανοίξεις Offer Analysis {Code} / Offer Decision Hub. Διάβασε πρώτα Recommendation, Risk, Basis και Decision Summary. Έπειτα σύγκρινε Offer Price και target pricing band, Stage / Result, Deadline, Linked Project, Historical Anchors, client offer/payment history, Capacity And Risk, Similar Projects και Offer Notes Context από Notes, Observations, Team και Comments. Το Hub υποστηρίζει απόφαση· δεν αλλάζει μόνο του την Offer.

C. Κατέγραψε αλλαγή στο `Offer History`

1
Άνοιξε history
Στο Edit Offer άνοιξε Offer History. Στο Changes History μπορείς να χρησιμοποιήσεις Export XLSX, Add Change, Edit ή Delete.
2
Συμπλήρωσε την αλλαγή
Έλεγξε Parent Offer, γράψε Offer Sub Code, σύνδεσε Project και Project Change No., επίλεξε Type ως Offer ή Contract Variation και συμπλήρωσε Initiation Date *, προαιρετικό Sign Off Date και Status.
3
Δήλωσε impact
Επίλεξε Scope, Schedule ή Budget. Για Schedule συμπλήρωσε Schedule Impact (weeks) *, για Budget Budget Impact (EUR) *. Γράψε Description *, Progress Update, πρόσθεσε Documents και πάτησε Save ή Cancel.

Statuses αλλαγής: Initiated, Ongoing, Submitted, Approved, Rejected, Cancelled και On Hold.

D. Ρύθμισε reference data

Το gear ανοίγει Offer Settings. Τα tabs Stages, Types, Categories και Sub Categories εμφανίζονται μόνο όταν έχεις το αντίστοιχο edit permission. Άλλαξε reference data μόνο αφού ελέγξεις τη χρήση του σε υπάρχουσες Offers.

DECISION SUPPORT

Τι είναι και πώς χρησιμοποιώ το Pre-Offer Decision;

Το Pre-Offer Decision είναι η φόρμα intake και ανάλυσης πριν δημιουργηθεί η επίσημη Offer. Δεν είναι Offer και δεν αντικαθιστά το Create Offer.

Ο σκοπός του

Καταγράφεις τι ζήτησε ο πελάτης, πατάς Analyze και παίρνεις BIMS-based pricing, risk και go/no-go guidance από παρόμοιες Offers και Projects.

1
Άνοιξε το Pre-Offer
Στο navigation άνοιξε Pre-Offer Decision ή, μέσα από Offers, πάτησε Pre-Offer. Αν η οθόνη γράφει This feature requires a dedicated permission, δεν έχεις το permission και πρέπει να απευθυνθείς σε administrator.
2
Συμπλήρωσε το Quick Intake
Στην αριστερή στήλη συμπλήρωσε τα πεδία:
Client NameΤο όνομα όπως ειπώθηκε στην κλήση.
Project / Opportunity NameΤο όνομα της ευκαιρίας, αν υπάρχει.
CategoryΠάτησε Select category....
SubCategoryΠροαιρετικά, από Select subcategory....
Rough BudgetΠροσεγγιστικό budget, χωρίς τελική δέσμευση.
Rough DeadlineΠροσεγγιστική ημερομηνία παράδοσης.
Request SummaryΣύντομη περιγραφή του αιτήματος.
Call NotesΣημειώσεις από την επικοινωνία.
3
Έλεγξε τα ελάχιστα required πριν το Analyze
Πριν πατήσεις Analyze, πρέπει να έχεις Client Name, να έχεις επιλέξει Category και να έχεις συμπληρώσει τουλάχιστον ένα από Project / Opportunity Name ή Request Summary. Τα validation messages είναι αντίστοιχα Client name is required..., Category is required... και Add either a project name or a short request summary..
4
Πάτησε Analyze και περίμενε το αποτέλεσμα
Το κουμπί γίνεται loading και δεξιά ανοίγουν οι ενότητες Analysis, Decision Summary, Historical Anchors, Client Match, Capacity And Risk, Summary For N.G. και Similar Projects.
Διάβασε πρώτα τα pills Recommendation, Risk και Basis. Μετά έλεγξε Input Budget, Suggested Target, Pricing Floor, Pricing Ceiling, Deadline και Matched Client.
5
Επιβεβαίωσε πιθανό client match
Αν εμφανιστεί η περιοχή Matched Client In BIMS, πάτησε το Select matched client... combobox και επίλεξε τον σωστό client. Ξαναπάτησε Analyze για να ενεργοποιηθεί το client-specific history. Αν δεν επιλέξεις match, η ανάλυση χρησιμοποιεί general category/subcategory history.
6
Διάβασε τα ιστορικά και τα ρίσκα
Στο Historical Anchors δες Similar Offers, Avg Accepted Price, estimated/actual hours και net potential. Στο Capacity And Risk δες delayed projects, active workload, recent 30-day hours και pricing guidance. Στο Similar Projects σύγκρινε Project, Client, Hours, Net, Delay, Issues και Status.
7
Αποθήκευσε τη σωστή κατάσταση
Save Draft αποθηκεύει ως Draft. Μετά από επιτυχημένο Analyze, το Save Analysis αποθηκεύει ως Analyzed. Αν υπάρχει AI feature, πάτησε Generate AI Suggestions, διάβασε τις read-only προτάσεις και πάτησε Save With AI για status AI Reviewed. Στο Saved State θα δεις Case Code, Status, Owner, Recommendation, Risk και Linked Offer.
8
Δημιούργησε την επίσημη Offer
Μετά το Analyze ενεργοποιείται το Create Offer. Πάτησέ το για να ανοίξει το dialog Create Offer From Pre-Offer Decision. Η νέα Offer παίρνει αυτόματα Name, Objectives, Scope, Notes, Observations, Offer Price, Planned Delivery, Category, SubCategory και Client όπου υπάρχουν.
Στη φόρμα της Offer συμπλήρωσε οπωσδήποτε ό,τι δεν υπάρχει, ειδικά Code, Type και Stage, και πάτησε Add. Μετά την επιτυχή δημιουργία, το case συνδέεται με την Offer και το Status γίνεται Converted To Offer.

Saved Cases

Στην περιοχή Saved Cases χρησιμοποίησε το Search by code, title, client, owner....
Πάτησε Refresh για νέα λίστα.
Πάτησε Open για να φορτώσεις ξανά intake, analysis και AI suggestions.
Πάτησε Delete μόνο αν θέλεις να αφαιρέσεις το case.

Τι κάνει το `New Case` και το `Back`;

Το New Case καθαρίζει το τρέχον intake, analysis και selections για νέα υπόθεση. Το Back επιστρέφει στην προηγούμενη οθόνη χωρίς να δημιουργεί Offer.

FINANCE OPERATIONS

Invoices, Expenses, Payments και myDATA matching

Οι οθόνες Invoices και Expenses ακολουθούν το tenant invoicing mode. Σε manual mode δημιουργείς records στο App. Σε myDATA mode βλέπεις live read-only παραστατικά και αποθηκεύεις μόνο την αντιστοίχιση MARK προς Project.

A. Δημιούργησε manual Invoice ή Expense

1
Άνοιξε Invoices ή Expenses
Χρησιμοποίησε το αντίστοιχο navigation item. Στην κορυφή έλεγξε τα cards Invoices, Settled Amount, Outstanding Amount και Delayed Invoices.
2
Πάτησε το add κουμπί
Το label προσαρμόζεται στο είδος εγγραφής. Ανοίγει ο manual editor. Αν βλέπεις myDATA table αντί για add button, ο tenant βρίσκεται σε myDATA mode και δεν δημιουργείς το παραστατικό από αυτή την οθόνη.
3
Συμπλήρωσε την ταυτότητα
Γράψε Document, Series, counterparty, Project Ref, Issue Date, Due Date και Currency. Το Project Ref πρέπει να παραπέμπει στο σωστό Project.
4
Επίλεξε status και ποσά
Στο Status διάλεξε Draft, Unpaid, Paid ή Cancelled. Συμπλήρωσε μη αρνητικά Net, VAT και Gross και πρόσθεσε προαιρετικά Notes.
5
Αποθήκευσε ή ακύρωσε
Πάτησε Save. Με επιτυχία η εγγραφή εμφανίζεται στον πίνακα και ενημερώνονται τα summary cards. Πάτησε Cancel για να κλείσεις τον editor χωρίς αποθήκευση.
6
Επεξεργάσου ή διέγραψε
Στη στήλη Actions πάτησε Edit για να φορτώσεις την εγγραφή στον editor ή Delete για διαγραφή. Έλεγξε το confirmation πριν ολοκληρώσεις destructive action.

Πώς διαβάζεις το status

Draft: πρόχειρη εγγραφή.
Unpaid: εκδομένη αλλά ανεξόφλητη.
Paid: εξοφλημένη.
Cancelled: ακυρωμένη.
Overdue: το App το εμφανίζει όταν η ανεξόφλητη εγγραφή έχει περάσει το Due Date.

myDATA δεν σημαίνει payment settlement

Τα myDATA transmitted/received documents είναι φορολογικά παραστατικά. Η πληροφορία εξόφλησης δεν πρέπει να συμπεραίνεται αυτόματα από το myDATA record. Χρησιμοποίησε τις λειτουργίες Payments ή τα manual finance statuses που διαθέτει ο tenant.

B. Αντιστοίχισε myDATA παραστατικό με Project

1
Άνοιξε Admin → Invoices → Project matching
Η οθόνη Match invoices to projects φορτώνει transmitted documents που δεν έχουν Project Code και δείχνει πόσα είναι pending.
2
Βρες το σωστό document
Έλεγξε Document, Series/Number, MARK, Date, Total και Currency. Μην κάνεις match μόνο από το ποσό.
3
Επίλεξε Project
Στο Project assignment άλλαξε το Unassigned σε Project Code · Project Name. Η αντιστοίχιση αποθηκεύεται άμεσα για το συγκεκριμένο MARK.
4
Έλεγξε το αποτέλεσμα
Όταν δεν απομένουν documents εμφανίζεται Everything is matched. Αν εμφανιστεί No projects available, δημιούργησε πρώτα Project με Code. Αν εμφανιστεί Unable to load matching queue, μην επαναλαμβάνεις συνεχώς το request· έλεγξε provider/configuration και ξαναδοκίμασε αργότερα.

C. Ρύθμισε και έλεγξε το myDATA

1
Άνοιξε Tenant invoices
Πήγαινε Admin → Settings → Invoicing & myDATA. Επίλεξε manual ή myDATA read-only mode σύμφωνα με τη ρύθμιση του tenant.
2
Σύνδεσε την εταιρεία
Συμπλήρωσε Company AFM, username, subscription key και test-environment επιλογή. Πάτησε Verify and save. Χρησιμοποίησε Disconnect μόνο όταν θέλεις πραγματικά να σταματήσεις τη σύνδεση.
3
Browse Company documents
Επίλεξε direction, From/To και πάτησε Refresh. Έλεγξε χωριστά issued και received documents, χρησιμοποίησε Previous/Next και άνοιξε details ή Original XML μόνο για διαγνωστικό έλεγχο.

D. Παρακολούθησε settlements από `Payments`

Το Payments δεν δημιουργεί ανεξάρτητο payment entity: φιλοξενεί τον κοινό invoices πίνακα με feeds External Settlement Feed και Manual Settlement Feed. Χρησιμοποίησε το external feed για ενημέρωση από provider και το manual feed για tenant-managed settlement data. Έλεγξε invoice, status, amount και source πριν θεωρήσεις ένα ποσό εξοφλημένο.

Finance validations

Τα Net/VAT/Gross δεν μπορεί να είναι αρνητικά, το Gross είναι required και το Currency πρέπει να είναι έγκυρος κωδικός τριών γραμμάτων. Η myDATA μετάδοση δεν αποδεικνύει εξόφληση και τα subscription invoices βρίσκονται ξεχωριστά στο Settings → Organization & Billing.

E. Πραγματικά finance fields, states και drilldowns

Surface	Ακριβή controls/στήλες	Loading, empty και error
`/invoices`	Title `Incomes` ή `Expenses`, `Add invoice`/`Add expense`. Fields: Document, Series, Customer/Supplier, Project Ref, Issue/Due Date, Currency, Status, Net, VAT, Gross, Notes. Table Actions: `Edit`, `Delete`.	`Loading invoices…`, `No manual income invoices have been added.` ή `No manual expense invoices have been added.`. Save/delete failure εμφανίζει `The invoice could not be saved/deleted.`.
`/payments`	Cards `Invoices`, `Settled Amount`, `Outstanding Amount`, `Delayed Invoices` και link `View invoices`.	Σε myDATA mode τα count/gross είναι live αλλά settled/outstanding/delayed μένουν 0, επειδή η AADE δεν παρέχει settlement state. Error: `Payment information could not be loaded. Please reload the page.`
Admin manual invoices	Category Income/Expense, Document, Series, Counterparty, Project Ref, Issue/Due Date, Currency, Status, Net/VAT/Gross, Notes και `Refresh`.	Στο manual mode το header είναι `Manual Invoices`. Σε myDATA mode το Admin εξηγεί ότι τα live company documents δεν αποθηκεύονται ως τοπικά invoices.
`Company documents`	`AADE · myDATA`, badge `Read-only access`, `Issued / transmitted`/`Received`, From date, To date, `Refresh documents`, Document, Issuer, Recipient, Net, VAT, Total, Cancellation MARK, Project, Details.	`Loading documents from AADE…`, `No documents on this page`, fallback `AADE could not be reached. Please retry.`. Pagination: Previous, Next, Page N.
`Document details`	Series/number, date/type, MARK, issuer/recipient name+AFM, totals, project και `Original XML returned by AADE`.	Κλείσε με `Close details`. Το XML είναι μόνο diagnostic view.

Manual invoice validations

Amounts cannot be negative.
Gross amount is required.
Currency must be a 3-letter code.
Αν Gross είναι 0, το App το υπολογίζει από Net + VAT.
Delete confirmation: Delete invoice {series-number}?.

myDATA access

Transmitted documents απαιτούν invoice visibility, received documents expense visibility.
Select myDATA in Organization first. σημαίνει λάθος tenant mode· επίλεξε myDATA στο Admin → Settings → Invoicing & myDATA.
Configure the myDATA connection in Organization first. σημαίνει ότι λείπουν credentials/verification· η σύνδεση ρυθμίζεται στο Admin → Settings → Invoicing & myDATA.
Το App αποθηκεύει μόνο MARK-to-project association, όχι αντίγραφο του live παραστατικού.

CTO · COO · CEO · MANAGEMENT

Dashboards, KPIs και Reports

Οι management οθόνες είναι decision surfaces. Δεν αλλάζεις το metric απευθείας: ανοίγεις το Project, Offer, Invoice, Action ή hours record που αποτελεί την πηγή, διορθώνεις εκεί και μετά κάνεις refresh.

Διάλεξε το σωστό Dashboard

`Working Dashboard`

Operational εργασία σε Projects, Clients, Offers, Project Disciplines, Deliverables και Supportive Works. Χρησιμοποίησέ το όταν θέλεις να αλλάξεις το record που βρίσκεται πίσω από ένα metric.

`My Performance`

Προσωπική κατανομή χρόνου και training. Σύγκρινε τα charts με Month Hours/TimeMGMT και διόρθωσε την πηγή αν υπάρχει απόκλιση.

`Executive Dashboard`

KPI summary, finance snapshot, revenue by project type, project health, incoming work, decisions required, resource workload και critical projects.

`Project Insights`

Summary, active projects, delivery attention/breakdown, trend, effort, resource mix, health, critical projects, next planned items και open risks/issues. Χρησιμοποίησε date filter και Apply/Cancel όπου εμφανίζονται.

Τι ακριβώς βλέπει ο χρήστης σε κάθε Dashboard

Τι ανοίγει το Home;

Το Home δοκιμάζει με σειρά το προσωπικό default, το ισχυρότερο default των επιλεγμένων roles, το parent-role default και τελικά το πρώτο προσβάσιμο dashboard. Τα πραγματικά Dashboard choices είναι Working Dashboard, My Performance, Executive Dashboard και Project Insights. Κάθε dashboard απαιτεί τουλάχιστον ένα δικό του panel permission, ενώ My Performance και Project Insights απαιτούν και το premium dashboard feature. Αν ένα dashboard ή panel λείπει, δεν σημαίνει ότι απέτυχε όλη η εφαρμογή· συνήθως λείπει το αντίστοιχο permission/feature.

A. `Working Dashboard` — καθημερινή εκτέλεση εργασίας

Panel	Τι βλέπει ο χρήστης	Τι κάνει από εδώ
`Clients`	Πλήθος Visible/Loaded, πελάτες με Address/Contact, Client Name, AFM, Person Name και Address.	Search, Add/Edit/Delete, Import/Export και καταχώριση Client hours όταν επιτρέπεται.
`Offers`	Visible/Loaded, Due In 14 Days, Result Filter, Result, Code, Name, Client, Planned Delivery, Price, Project Code και change history.	Pre-Offer, Add/Edit/Delete, Analyze, update Result, settings, history και hours μόνο για `SUCCESSFUL` Offer.
`Projects`	Status, Project, declared/estimated completion, Deadline, PM, Offer/Project Code, Group, Total Hours, My Hours και Health.	Άνοιγμα detail, planning, PM/status, ProjectActions, subcontractors, updates, issues/risks και time actions.
`Project Disciplines`	Discipline, estimated hours και Engineer όπου επιτρέπεται.	Άνοιγμα discipline, assignment και καταχώριση χρόνου.
`Deliverables`	Deliverable, Declared Completion και Designer.	Ενημέρωση deliverable/completion και καταχώριση χρόνου.
`Supportive Works`	Τα supportive records του επιλεγμένου Project/Discipline.	Ενημέρωση record και time entry χωρίς deliverable completion.

Scope: Αυτό είναι operational dashboard, όχι snapshot διοίκησης. Clients και Offers ανοίγουν ως accordions. Η επιλογή Project καθαρίζει και επαναφορτώνει τα downstream panels Disciplines, Deliverables και Supportive Works. Στο Working mode ενεργοποιούνται οι μεταβολές και τα time actions· εκτός Working mode οι ίδιες λίστες λειτουργούν κυρίως ως read-only. Κάθε panel και action εμφανίζεται μόνο με το δικό του permission και assignment.

B. `My Performance` — η προσωπική εικόνα του συνδεδεμένου χρήστη

Panel	Τι βλέπει ο χρήστης	Πώς το ερμηνεύει
`Training Time`	Πραγματικές training hours απέναντι σε prorated target 8 ωρών ανά 30 ημέρες.	Η ένδειξη είναι Low κάτω από 40%, Moderate κάτω από 75% και Strong από 75% και πάνω.
`Time / Project`	Ranking των Projects στα οποία καταχώρισε χρόνο.	Βλέπει πού κατανέμεται κυρίως η προσωπική του προσπάθεια.
Time / SubCategory, Type, Category, Stage	Την ίδια προσωπική διάρκεια ομαδοποιημένη με διαφορετική ταξινόμηση.	Συγκρίνει είδος δουλειάς, business classification και delivery stage χωρίς να αλλάζει source records.

Το default Date Range είναι οι τελευταίοι 12 μήνες. Μετρούνται μη διαγραμμένα DailyTime του συνδεδεμένου χρήστη και αποκλείονται AWAITING/REJECT. Τα project charts απαιτούν σύνδεση με Project και αποκλείουν τους no-project time types. Τα charts υποστηρίζουν fullscreen Chart/Table και PDF. Το dashboard δεν επεξεργάζεται ώρες· για διόρθωση χρησιμοποίησε Edit Hours ή Correct Your Hours.

C. `Executive Dashboard` — τρέχον portfolio snapshot

Panel	Τι βλέπει ο χρήστης	Πηγή / επόμενη κίνηση
`Executive summary`	`Revenue`, `Incoming Work`, `Active Projects`, `Resource Hours`, `Risk Attention`.	Revenue από closed-project revenue groups· incoming από projects/waiting offers· active/critical από governance reports· resource hours από έως 6 κορυφαίες technical groups· risk attention από open issues/risks και flagged decisions.
`Finance Snapshot`	NYNI, Estimated Invoicing, Projects Missed Deadline, Paid και Unpaid Invoice counts.	Στη σημερινή υλοποίηση NYNI και EI δείχνουν και τα δύο gross μη-paid income invoices. Το PMD υπολογίζει overdue Projects μέσα στο CreatedDate scope. Έλεγξε Projects/Invoices όταν ένα value χρειάζεται διόρθωση.
`Revenue by project type`	Συνολικό revenue και έως 6 bars.	Σε manual mode: completed Projects, grouped by Offer Type, με Project Price και fallback Offer Price. Σε myDATA mode η τωρινή πηγή ομαδοποιεί income invoices ανά Project Code/`Unassigned project`, όχι πραγματικό type.
`Project health`	Donut με active, μη-completed Projects: Healthy, Watch, Critical, Unknown, total και healthy percentage.	Άνοιξε Project, διάβασε το Health tooltip και διόρθωσε planning, effort, actions ή risks.
`Incoming work`	Τα τελευταία 5/10/15/25/50 ή όλα τα incoming Projects και waiting Offers, με type/deadline.	Έλεγξε Offer conversion, Project start/deadline και commercial pipeline.
`Decisions required`	Έως 8 unique project titles: πρώτα critical projects, μετά pending milestone approvals και μετά Amber/Red Projects που δεν έχουν ήδη προστεθεί.	Άνοιξε το αντίστοιχο Project ή approval workflow. Το `Show latest` προσφέρει 6/10/15/25/50/All και αποθηκεύει την επιλογή σου.
`Workload by group`	Ώρες των top 6 groups από non-deleted DailyTime, χωρίς `AWAITING`/`REJECT` και χωρίς time συνδεδεμένο με completed Projects.	Το group προέρχεται από Discipline Type ή DailyTime Type. Σύγκρινε assignments, capacity και TimeMGMT πριν αλλάξεις staffing.
`Critical projects`	Project, health, risk count και issue count. Εδώ ένα ongoing Project μπαίνει όταν είναι Red ή έχει οποιοδήποτε open ProjectAction/Risk, ακόμη και Low.	Διόρθωσε τον συγκεκριμένο health/governance driver· μην αλλάξεις τη λίστα.

Scope: Το Executive Dashboard δεν έχει κοινό date filter και λειτουργεί ως τρέχον management snapshot. Κάθε panel φορτώνει και ελέγχεται ανεξάρτητα. Σε internal load failure το panel μπορεί να καταλήξει κενό/μηδενικό χωρίς ξεχωριστό Retry.

D. `Project Insights` — portfolio delivery analysis

Panel	Τι βλέπει ο χρήστης	Scope / χρήση
Summary	Logged project hours, Projects with activity, Contributors, Average per project.	Selected period· direct και approved time, όχι pending/rejected.
Trend	`Logged project hours over time` ανά period.	Εντοπίζει αύξηση ή πτώση delivery effort στο date range.
Effort by Project	Project και Logged project hours.	Συγκρίνει ποια Projects απορρόφησαν το περισσότερο effort.
Delivery Breakdown	Tabs Stage, Discipline, Project type, Category, Subcategory.	Ομαδοποιεί τις ίδιες ώρες ανά delivery/business dimension.
Delivery Attention	Overdue planned stages, stages due in period, high-priority issues και high-impact risks.	Μέχρι 5 items ανά group και `+N more`.
Resource Mix	Internal/Subcontractor hours και percentages.	Δείχνει την πραγματική πηγή delivery effort.
Active Projects	Project, Status, Deadline, Progress, Budget, Planned, Actual, Health και `Open`.	Current authorized portfolio.
Critical Projects	Deadline, issues, risks, budget/plan deviation και health reasons.	Περιλαμβάνει μόνο Red-health Projects.
Project health distribution	Green/Amber/Red counts και %, plus Budget/Plan/Issues/Risks signal counts με `No data`.	Current snapshot, όχι date-filtered· όλα τα portfolio Projects ή μόνο εκείνα όπου είσαι PM.
Next Planned Items	Project, item, Stage/Discipline και due date.	Επόμενες προγραμματισμένες υποχρεώσεις.
Open Risks & Issues	Project, item, status, severity, owner και opened date.	Ανοικτές governance εκκρεμότητες του authorized scope.

Τα period panels ακολουθούν το Date range. Τα current-health/portfolio panels δηλώνουν ρητά ότι δεν επηρεάζονται από το range. Με SeeAllProjects βλέπεις portfolio scope. Χωρίς αυτό, τα period/time panels μπορούν να περιλαμβάνουν Projects όπου είσαι PM, discipline engineer ή deliverable designer, ενώ τα current PM panels περιορίζονται στα Projects όπου είσαι PM. Κάθε section έχει δικό του permission, loading/error state και Try again.

E. `KPIS` — permission-gated επιχειρησιακοί δείκτες

Ομάδα panel	Τι βλέπει ο χρήστης	Σημερινό data scope / ερμηνεία
Hours	`Hours Per Role` και `Hours Per User`, με Chart/Table.	Κατανομή καταχωρισμένου χρόνου. Η σημερινή υλοποίηση αθροίζει το ακέραιο πεδίο Hours και εφαρμόζει το range στο UserRole CreatedDate, όχι στην ημερομηνία DailyTime.
Deadlines	`Delayed Projects`, `Count Delayed Projects By Type` και `Projects Missed Deadline (PMD)`.	Δείχνουν καθυστερήσεις με τα columns/labels του UI. Το «By Type» ομαδοποιεί σήμερα με Project SubCategory και το PMD χρησιμοποιεί Project CreatedDate για το range.
Finance	`Delayed Payments`, turnover ανά PM/category/subcategory, `NYNI`, `EI`, paid/unpaid invoice counts και `Profit Per Project`.	Τα NYNI/EI βασίζονται σήμερα στο gross των unpaid income invoices. Τα Turnover per Employee και Profit datasets μπορούν να εμφανίζουν `No Data`, επειδή τα αντίστοιχα repository results είναι ακόμη κενά.
ProjectActions	`Count ProjectActions per Project` και `per User`.	Πλήθος μη διαγραμμένων actions στο σχετικό χρονικό scope· η διόρθωση γίνεται στο πραγματικό ProjectAction.
Commercial	`Tender Table` με Project, Category, Sub Category, Price και προαιρετικά Company, Client, Phone.	Χρησιμοποίησε το Project-name filter και το `Show Client`. Το Price υπολογίζεται σήμερα από το συνολικό offer set του range για κάθε row, όχι μόνο από το offer του συγκεκριμένου Project.

Controls: Το κοινό Filter Date ξεκινά από σήμερα −2 μήνες έως σήμερα +10 ημέρες. Χρησιμοποίησε Select dates..., Apply, Reset ή Cancel. Τα chart panels ανοίγουν fullscreen σε Chart/Table και το PDF Export απαιτεί advanced exports. Το No Data μπορεί να σημαίνει είτε ότι δεν υπάρχουν matching records είτε ότι ο συγκεκριμένος δείκτης δεν επιστρέφει ακόμη δεδομένα.

F. `TimeMGMT` — αναλυτική εικόνα καταχωρισμένου χρόνου

Το TimeMGMT είναι ξεχωριστό analytical workspace, όχι επιλογή Default Dashboard. Ο χρήστης βλέπει Work Summary, Daily Total Hours, weekly Time Sheet, record-level Activity Log, No Project Time, Project Actuals To Date και όσα usage views επιτρέπουν τα permissions του. Τα General Filters αλλάζουν το scope και το Export εμφανίζεται μόνο όπου επιτρέπεται. Η πλήρης οδηγία controls/columns/states βρίσκεται στην ενότητα Διορθώσεις και TimeMGMT.

Πώς υπολογίζεται το `Project Health`;

Το Project Health υπολογίζεται από τα τρέχοντα, μη διαγραμμένα δεδομένα του Project και δεν συμπληρώνεται χειροκίνητα. Ξεκινά ως On Track και αξιολογεί τέσσερα ανεξάρτητα signals: Budget (στην πράξη effort), Plan, Issues και Risks. Κάθε signal μπορεί μόνο να αυξήσει τη σοβαρότητα Green → Amber → Red. Το τελικό status είναι πάντα το χειρότερο από τα τέσσερα και είναι current snapshot: δεν αλλάζει όταν αλλάζεις το date range ενός dashboard.

Το Budget health δεν είναι χρηματικό budget

Ο σημερινός calculator δεν χρησιμοποιεί Project Price, invoices ή πραγματικό κόστος. Συγκρίνει actual effort hours με τα forecasted discipline hours. Η χρηματική στήλη Budget στο Project Insights Active Projects είναι διαφορετικό δεδομένο.

`On Track` · Green

Κανένας διαθέσιμος κανόνας δεν πέρασε Amber/Red threshold. Το default reason είναι Project baseline is currently safe..

`At Risk` · Amber

Υπάρχει σημαντική απόκλιση effort/schedule ή medium risk, χωρίς κανόνα που να έχει ανεβάσει το Project σε Red.

`Critical` · Red

Έχει χαθεί deadline/milestone, υπάρχει open ProjectAction, high risk ή effort deviation πάνω από το Red threshold.

1. Ποια δεδομένα χρησιμοποιούνται

Signal	Source data	Τι δεν μετρά
`Budget / effort`	Άθροισμα Estimated Hours όλων των Project Disciplines. Αν λείπουν, χρησιμοποιούνται Estimated Mandays × 8. Actual effort από DailyTime σε Disciplines/Deliverables με state `NOREQUEST` ή `APPROVED`. Κάθε duration μετατρέπεται σε ώρες ως `Days × 24 + Hours + Minutes / 60 + Seconds / 3600`.	Pending/rejected/deleted time και `SupportiveWorkTime`.
`Declared completion`	Απλός μέσος όρος του `CompletionEstimation` όλων των μη διαγραμμένων Deliverables του Project.	Δεν είναι weighted ανά estimated hours ή μέγεθος Deliverable.
`Plan`	Project StartDate, Deadline, ActualFinishedDate, Completion Status και κάθε Stage EndDate/ActualFinishedDate.	Stage χωρίς EndDate δεν δίνει schedule signal.
`Issues`	Όλα τα μη διαγραμμένα Project Issues/ProjectActions των οποίων Status δεν είναι Closed, μαζί με Priority.	Closed actions/issues.
`Risks`	Όλα τα μη διαγραμμένα Risks των οποίων Status δεν είναι Closed, μαζί με Impact και Probability.	Closed risks.

2. Οι ακριβείς κανόνες και τα thresholds

Έλεγχος	Υπολογισμός	Health αποτέλεσμα
Estimated Hours Completed	`Actual Hours / Estimated Hours × 100`, στρογγυλοποιημένο σε δύο δεκαδικά.	Μπορεί να ξεπεράσει το 100%· δεν γίνεται clamp.
Effort expected για το σημερινό completion	Αν Declared Completion > 0: `Estimated Hours × Declared Completion / 100`. Αλλιώς χρησιμοποιείται όλο το Estimated Hours.	Χωρίς Estimated ή Actual Hours το Budget signal είναι `No data`.
Effort deviation	`(Actual Hours − Expected Hours) / Expected Hours × 100`, μόνο όταν Actual > Expected.	<20%: Green. 20% έως και 50%: Amber. Πάνω από 50%: Red.
Expected schedule completion	Γραμμική πρόοδος: `elapsed days / total StartDate→Deadline days × 100`, με τη σημερινή UTC ημερομηνία.	Υπολογίζεται μόνο με έγκυρο StartDate/Deadline και για μη-completed Project.
Schedule deviation	`Expected Completion − Declared Completion`, μόνο όταν είναι θετικό.	Έως 25%: Green. Πάνω από 25%: Amber.
Project deadline	Deadline πριν από σήμερα και Project όχι completed, ή Actual Finished μετά το Deadline.	Red.
Stage milestone	Stage EndDate πριν από σήμερα χωρίς Actual Finished, ή Actual Finished μετά το Stage EndDate.	Red. Σε completed Project δεν εφαρμόζεται ο πρώτος κανόνας σε stage χωρίς Actual Finished· ένα καταγεγραμμένο late finish παραμένει Red.
Open ProjectAction / Issue	Οποιοδήποτε open record, ανεξάρτητα από Priority.	Red. Αν υπάρχει High priority, το reason αναφέρει ειδικά τον αριθμό high-priority actions.
Open Risk	Αν Impact ή Probability είναι High → high. Αν Impact ή Probability είναι τουλάχιστον Med → medium/high.	High: Red. Medium: Amber. Μόνο Low risks: Green.

Παράδειγμα effort

Estimated 100h και Declared Completion 50% σημαίνουν Expected 50h. Actual 60h δίνουν απόκλιση 20% → Amber. Actual 75h δίνουν 50% → Amber. Actual 76h δίνουν 52% → Red.

Παράδειγμα schedule

Αν έχει περάσει το 60% της διάρκειας Start→Deadline αλλά τα Deliverables δηλώνουν 30%, η απόκλιση είναι 30% → Amber. Αν το Deadline έχει ήδη περάσει χωρίς completion, το Project γίνεται Red.

Το Green δεν σημαίνει πάντα ότι υπάρχουν όλα τα δεδομένα

Το συνολικό indicator ξεκινά Green. Το Budget signal γράφει No data όταν λείπει estimated ή actual effort και το Plan signal γράφει No data όταν δεν υπάρχει Deadline/Stage EndDate. Issues και Risks θεωρούνται διαθέσιμα ακόμη και με μηδενικά open records. Στο Project Insights έλεγξε τα ξεχωριστά No data counts πριν ερμηνεύσεις ένα Green portfolio ως πλήρως τεκμηριωμένο.

3. Πού εμφανίζεται και πώς το διορθώνεις

Working Dashboard: Στο expanded Project row εμφανίζεται Health label, τριπλό green/amber/red segment και tooltip Project Health: {status} με έως τους τρεις πρώτους reasons.
Executive Dashboard: Το Project health panel ομαδοποιεί μόνο active/non-completed portfolio Projects σε Healthy, Watch, Critical και Unknown.
Project Insights: Το health snapshot περιλαμβάνει όλα τα authorized portfolio/PM Projects, ακόμη και completed, δεν ακολουθεί το date range και δείχνει distribution ανά συνολικό status και ανά Budget/Plan/Issues/Risks signal.
Project Insights → Critical Projects: Εμφανίζονται μόνο τα Red-health Projects, μαζί με deviation, issues, risks και όλους τους reasons.
Executive → Critical Projects: Δεν είναι η ίδια λίστα: περιλαμβάνει ongoing Project όταν είναι Red ή όταν έχει οποιοδήποτε open ProjectAction/Risk.
Reports: Το Red and Yellow περιλαμβάνει ongoing Amber/Red Projects. Το Critical projects μπορεί επίσης να περιλαμβάνει ongoing Project με open Issue/Risk. Τα governance rows χρησιμοποιούν τον ίδιο calculator και εμφανίζουν όλους τους reasons.

Διόρθωση πηγής: Για Budget ενημέρωσε Discipline estimates, Deliverable completion ή DailyTime. Για Plan ενημέρωσε Project/Stage dates και Actual Finished. Για Issues κλείσε ή διόρθωσε το πραγματικό ProjectAction. Για Risks ενημέρωσε Impact, Probability και Status. Μετά αποθήκευσε και πάτησε Refresh στο dashboard.

KPIS: τι ελέγχεις και ποια κίνηση ακολουθεί

KPI οικογένεια	Τι δείχνει	Τι κάνεις μετά
Delayed / missed deadlines	Projects που έχουν ξεπεράσει ή πλησιάζουν ημερομηνίες.	Άνοιξε Project, έλεγξε `Projected DeadLine`, stages, updates, risks και issues.
Payments / invoices	Delayed payments, pending payments, paid/unpaid invoices και estimated invoicing.	Άνοιξε Invoice/Payment, έλεγξε due date, status, Project Ref και matching.
Profit / turnover / revenue	Οικονομική απόδοση ανά Project, category, subcategory, PM ή employee.	Έλεγξε Offer price, Project budget, hours/actuals και invoice data.
Hours / capacity	Χρόνος ανά user/role και διαθέσιμη δυναμικότητα.	Έλεγξε assignments, plans, TimeMGMT και no-project time πριν αλλάξεις staffing.
Project Actions	Πλήθος actions ανά Project ή user και χρονική περίοδο.	Άνοιξε inbox/project actions, κλείσε overdue work ή διόρθωσε recipients/status.
Offers / incoming work	Tenders, pipeline, incoming projects και επόμενη οικονομική περίοδο.	Έλεγξε Offer stage/result, Pre-Offer analysis και conversion σε Project.

KPIS controls

Άνοιξε Filter Date, χρησιμοποίησε Select dates και ολοκλήρωσε με Apply ή Cancel. Το Apply μένει disabled χωρίς έγκυρη επιλογή. Με Reset επιστρέφεις στην αρχική περίοδο. Σε κάθε διαθέσιμο KPI χρησιμοποίησε fullscreen, Chart/Table και Export.

Project Insights controls

Χρησιμοποίησε Refresh, date filter, Reset/Reset date και Retry μετά από σφάλμα. Άνοιξε fullscreen μόνο στο breakdown που χρειάζεσαι και διόρθωσε την πηγή στο Project αντί να προσπαθείς να επεξεργαστείς το chart.

Reports: πλήρης κατάλογος

PROJECTS GOVERNANCE

Red and Yellow
Critical projects
Exceptions List
Incoming Milestones
Milestone approvals
Projects On Hold
Incoming projects
All active projects
All closed projects

PROJECTS FINANCE

Revenue per project size
Revenue per project type

PROJECTS RESOURCES

Subcos utilization per project
Subcos utilization per technical group
Resources capacity

1
Άνοιξε Reports και τη σωστή ομάδα
Το menu εμφανίζει μόνο reports που επιτρέπουν τα permissions σου. Πάτησε το report name και διάβασε τον σκοπό του πριν ερμηνεύσεις τις γραμμές.
2
Διάβασε τα criteria του report
Κάθε report εφαρμόζει τον δικό του σκοπό και source criteria· το Monthly hours per user διαθέτει επιλογή Year. Έλεγξε τις διαθέσιμες ρυθμίσεις του συγκεκριμένου report πριν συγκρίνεις αποτελέσματα. Ένα empty result σημαίνει ότι δεν υπάρχουν records που ικανοποιούν τα criteria, όχι απαραίτητα σφάλμα.
3
Άνοιξε την πηγή της εξαίρεσης
Για missing field, delayed milestone, red health, on-hold Project ή capacity issue, γύρνα στο σχετικό Project/Offer/Invoice και ενημέρωσε την πραγματική εγγραφή.
4
Κάνε export
Πάτησε Export για PDF ή Export XLSX για spreadsheet. Τα κουμπιά είναι disabled όταν γίνεται loading, υπάρχει error ή το report έχει μηδενικές γραμμές.

Report	Τι απαντά	Πού διορθώνεις την πηγή
`Red and Yellow` / `Critical projects`	Ποια Projects χρειάζονται άμεση διοικητική προσοχή.	Project dates, planning, issues, risks και updates.
`Exceptions List`	Ποια records αποκλίνουν από τα αναμενόμενα στοιχεία ή thresholds.	Το συγκεκριμένο Project/Offer/Invoice που αναφέρεται στη γραμμή.
`Incoming Milestones` / `Milestone approvals`	Τι έρχεται χρονικά και τι περιμένει έγκριση.	Project Planning stage dates, completion και approvals.
`Projects On Hold`	Ποια Projects βρίσκονται σε hold.	`Project Status` και σχετική τεκμηρίωση.
`Incoming projects`	Ποια προγραμματισμένα Projects πλησιάζουν.	Offer conversion, start dates και Project status.
`All active projects` / `All closed projects`	Πλήρη operational μητρώα ανά lifecycle.	Project Main Info και πραγματικές start/finish dates.
`Revenue per project size` / `Revenue per project type`	Κατανομή revenue ανά classification.	Offer price, Project budget/type/size και finance source data.
`Subcos utilization per project` / `Subcos utilization per technical group`	Πού και πόσο χρησιμοποιούνται subcontractors.	Project Planning discipline/subcontractor assignments και budgets.
`Resources capacity`	Διαθέσιμη και δεσμευμένη δυναμικότητα.	Assignments, stage dates, estimated hours και TimeMGMT actuals.

Ακριβές reference για Dashboards, KPIs και Reports

A. `My Performance`

Η οθόνη γράφει My Performance και Analysis of the time you have logged across projects. Το default Date Range είναι οι τελευταίοι 12 μήνες.
Πάτησε Click to change, επίλεξε και τις δύο ημερομηνίες στο Select dates... και χρησιμοποίησε Apply, Reset ή Cancel. Το Apply μένει disabled μέχρι να είναι πλήρες το range.
Έλεγξε τα panels Training Time, Time / Project, Time / Project SubCategory, Time / Project Type, Time / Project Category και Time / Project Stage. Το Training target υπολογίζεται αναλογικά με βάση 8 ώρες ανά 30 ημέρες.
Άνοιξε fullscreen για Chart ή Table και PDF export. Το No Data σημαίνει ότι δεν υπάρχουν καταχωρίσεις στο range· τα No logged user και Unable to load performance είναι states που απαιτούν επανασύνδεση ή έλεγχο πρόσβασης.

B. `Executive Dashboard`

Panel	Τι εμφανίζει	Empty state / control
Finance Snapshot	`Next Year Net Income`, `Estimated Invoicing`, `Projects Missed Deadline`, `Paid Invoices Count`, `Unpaid Invoices Count`.	Κάθε card έχει ανεξάρτητο permission.
`Revenue by project type`	Total και bars ανά project type.	`No closed project revenue found yet.`
`Project health`	Active portfolio, total, healthy %, `Healthy`/`Watch`/`Critical`/`Unknown`.	`No active project health data found.`
`Workload by group`	Group, bar και hours.	`No resource capacity data found.`
`Incoming work`	Project/type/deadline.	`Show latest` 5/10/15/25/50/All και `No incoming projects or waiting offers.`
`Decisions required`	Title και detail των αποφάσεων.	`No management decisions are flagged right now.`
`Critical projects`	Project, health, risk count και issue count.	`No critical projects found.`

Access: Αν δεν έχεις το βασικό permission, εμφανίζεται You do not have permission to view the executive dashboard.. KPI Summary, Finance Snapshot, Revenue, Health, Incoming Work, Decisions, Workload και Critical Projects έχουν και ξεχωριστά permissions.

C. `Project Insights`

Στο header Project Insights / Portfolio delivery at a glance χρησιμοποίησε Refresh. Το Current portfolio δεν περιορίζεται από το date range· το Selected period περιορίζει τα period metrics.
Στο Date range χρησιμοποίησε Select dates..., Apply, Reset, Reset date range ή Cancel. Default είναι οι τελευταίοι 12 μήνες.
Τα panels είναι Summary, Trend, Effort by Project, Delivery Breakdown με tabs Stage/Discipline/Project type/Category/Subcategory, Delivery Attention, Resource Mix, Active Projects, Critical Projects, Health, Next Planned Items και Open Risks & Issues.
Στο Summary δες logged project hours, projects with activity, contributors και average per project. Οι ώρες περιλαμβάνουν direct entries και approved requests, όχι pending/rejected requests.
Στο Resource Mix σύγκρινε Internal/Subcontractor hours και percentages. Στα Active Projects έλεγξε Project, Status, Deadline, Progress, Budget, Planned, Actual, Health και Open. Στα Critical Projects διάβασε deadline, issues, risks και τυχόν budget/plan deviation.
Το loading γράφει Loading Project Insights section. Σε σφάλμα πάτησε Try again κάτω από το Section could not be loaded. Το fullscreen υποστηρίζει Chart, Table και PDF όπου επιτρέπεται.

D. Πλήρης κατάλογος `Key Performance Indicators (KPIS)`

Το κοινό φίλτρο είναι Filter Date: → Select dates... → Apply. Default range: σήμερα −2 μήνες έως σήμερα +10 ημέρες. Χρησιμοποίησε Reset ή Cancel για επιστροφή. Τα charts δείχνουν No Data όταν δεν υπάρχουν εγγραφές. Το advanced PDF Export εμφανίζεται μόνο όταν το subscription περιλαμβάνει advanced exports.

KPI	Table columns / μορφή	Χρήση
`Hours Per Role`	Role, Hours	Κατανομή effort ανά ρόλο.
`Hours Per User`	User, Hours	Κατανομή effort ανά χρήστη.
`Delayed Projects`	Name, Days, Hours, Minutes	Projects του επιτρεπόμενου scope με Deadline πριν από τώρα· το range εφαρμόζεται σήμερα στο Project CreatedDate.
`Count Delayed Projects By Type`	Type, Hours	Πλήθος delayed projects· η τωρινή υλοποίηση ομαδοποιεί με Project SubCategory και το column label παραμένει `Hours`.
`Delayed Payments`	Project, Payments ή Pending Payments	Το αποδιδόμενο pending panel περιλαμβάνει σήμερα όλα τα unpaid income invoices και εμφανίζει επίσης title `Delayed Payments`.
`Turnover per Employee`	Employee, Turnover	Το σημερινό repository επιστρέφει κενό dataset, επομένως το panel εμφανίζει `No Data`.
`Turnover per Project Manager`	PM, Turnover	Turnover ανά PM.
`Turnover per Project Category` / `Sub Category`	Category/Sub Category, Turnover	Turnover ανά classification.
`Profit Per Project`	Project, Profit	Το σημερινό repository επιστρέφει κενό dataset, επομένως εμφανίζεται `No Data`. Το table view έχει επίσης το source typo `Prefit Per Project`.
`Count ProjectActions per Project` / `per User`	Project/User, ProjectActions	Action workload και ownership.
`Tender Table`	Project, Category, Sub Category, Price, προαιρετικά Company, Client, Phone	Projects με Deadline πριν από τώρα. Το Price είναι σήμερα το άθροισμα όλων των offers στο range για κάθε row, όχι μόνο του συγκεκριμένου Project.
`(NYNI)`, `(EI)`, `(PMD)`, `(PAID/I)`, `(UNP/I)`	Value/count cards	NYNI και EI εμφανίζουν σήμερα το gross των unpaid income invoices. PMD χρησιμοποιεί Project CreatedDate για το range· PAID/UNP μετρούν income invoices με IssueDate στο range.

E. Τα 22 Standard Reports και τα πραγματικά states

Κάθε report εμφανίζει Loading report..., το πραγματικό error ή No data found for this report.. Το Export XLSX είναι διαθέσιμο ως control· το PDF Export απαιτεί advanced exports. Και τα δύο μένουν disabled μέχρι successful load με τουλάχιστον μία γραμμή.

Report	Πραγματικά inclusion criteria
`Hours data export`	Αποθηκευμένες εγγραφές χρόνου του tenant, με approval status και αναγνωριστικά συσχετίσεων.
`Project data export`	Projects και συνδεδεμένες εγγραφές: μία γραμμή ανά πεδίο και αποθηκευμένη τιμή, με αναγνωριστικά για τις μεταξύ τους σχέσεις.
`Planned vs actual hours by project`	Projects εκτός CLOSED, συμφωνημένες ώρες (Agreed man days × 8) έναντι καταχωρισμένων ωρών.
`Monthly hours per user`	Ώρες ανά χρήστη και μήνα του επιλεγμένου Year, με ετήσια σύνολα. Εξαιρεί pending/rejected, διαγραμμένες εγγραφές και CLOSED projects.
`Planned vs actual hours by discipline`	Projects εκτός CLOSED: estimated/actual ώρες ανά stage και discipline, με assigned engineers, subcontractors και subcontractor budgets σε EUR.
`Red and Yellow`	Ongoing projects με yellow/red health· weekly report.
`Critical projects`	Ongoing projects με critical flag.
`Exceptions List`	Missing PM/customer PM/description/plan/budget/update/risk-issue update/cost/ETC.
`Incoming Milestones`	Ongoing milestones μέσα στο reporting period.
`Milestone approvals`	Ongoing, unapproved milestones.
`Projects On Hold`	Frozen projects.
`Incoming projects`	Offers στο stage PREPARING CONTRACT χωρίς συνδεδεμένο Project.
`All active projects`	Όλα τα non-closed projects, grouped by status.
`All OFFERS`	Μη διαγραμμένες προσφορές, με στοιχεία πελάτη, ταξινόμησης, τιμών, αποτελέσματος, ομάδας και σύμβασης. Απαιτεί πρόσβαση προβολής Offers.
`All ISSUES`	Issues μη διαγραμμένων projects: Project code/name, Priority, Status, Date opened/closed, Owner και Description. Απαιτεί πρόσβαση προβολής Project Issues.
`All RISKS`	Risks μη διαγραμμένων projects: Project code/name, Status, Date identified/closed, Impact, Probability, Response plan/actions, Owner και Description. Απαιτεί πρόσβαση προβολής Project Risks.
`All closed projects`	Closed projects.
`Revenue per project size`	Closed projects, grouped by size/period, sum revenue.
`Revenue per project type`	Closed projects, grouped by type/period, sum revenue.
`Subcos utilization per project`	Projects όλων των statuses με discipline subcontractor assignments. Subcontractor budget / project budget × 100%, με τριμηνιαίες σειρές από τις ημερομηνίες έναρξης discipline ή stage.
`Subcos utilization per technical group`	Internal effort σε ώρες και subcontractor budget cost σε EUR, ανά technical group και ημερολογιακό τρίμηνο.
`Resources capacity`	Non-closed projects, hours ανά claim code/time period.

Ορατές στήλες: Τα governance reports χρησιμοποιούν Project, PM, Status, Health, End date, Milestone, Budget, Issues και Risks. Το Exceptions έχει Project, PM και τα πεδία που χρειάζονται συμπλήρωση. Τα Revenue έχουν Group, Period, Projects, Revenue· τα Subcos διαχωρίζουν effort σε ώρες από budget/cost σε EUR· το Resources Capacity έχει Period, Technical group, Resource, Activity, Claim code και Hours.

Τρέχων κατάλογος: Το παλιό Reporting database έχει αφαιρεθεί από τα Reports. Για αναλυτικά δεδομένα χρησιμοποίησε τα διαθέσιμα Hours data export, Project data export ή το κατάλληλο report, με τα αντίστοιχα permissions.

ADMINISTRATION

Users, permissions, reference data και tenant maintenance

Το Admin εμφανίζεται μόνο με See Admin Layout ή πρόσβαση στις διαθέσιμες Settings, Deadline Notifications ή Data Recovery. Οι αλλαγές εδώ επηρεάζουν dropdowns, workflows, reports και όλους τους χρήστες του tenant.

Σωστή σειρά αρχικής ρύθμισης

Ρύθμισε πρώτα authorization και reference data και μετά δημιούργησε operational records: Users / Roles / Permissions → Categories / Sub Categories / Types / Stages → Clients → Offers → Projects → Project Planning → Disciplines → Deliverables / Supportive Works.

Authorization

`Users`

Άνοιξε Admin → Authorization → Users. Χρησιμοποίησε Name..., Add, Edit ή Delete. Στο user detail συμπλήρωσε τα προσωπικά στοιχεία, emails/proxy address και επίλεξε τους πραγματικούς roles. Τα user Import/Export εμφανίζονται μόνο με τα αντίστοιχα permissions.

`Roles`

Στο Roles χρησιμοποίησε Name... και Add/Edit. Στο dialog συμπλήρωσε Name:, Is Employee, Is Editable, προαιρετικό Default Dashboard: και επίλεξε τα permissions στη λίστα Permissions: με αναζήτηση Name.... Ολοκλήρωσε με Save ή Cancel.

`Permissions`

Η οθόνη είναι ο κατάλογος permission definitions με search, scope και Export. Η πραγματική ανάθεση permission γίνεται μέσα στο Role dialog. Μην περιμένεις ανεξάρτητο Add permission control και μην δίνεις Admin για ένα μόνο missing action.

Admin navigation και τι διαχειρίζεται

Διαδρομή	Records	Επίδραση
`Admin → Clients`	Clients, contact details, email addresses και client users.	Client επιλογές σε Offers, Pre-Offer matching και Projects.
`Admin → Offer`	`Offers`, `Types`, `Project Stages`, `Categories`, `Sub Categories`.	Offer dropdowns, pipeline, Pre-Offer και project classification.
`Admin → Invoices`	`Invoices` και `Project matching`.	Finance records, project association και reporting.
`Admin → Payments`	Κοινός invoices πίνακας με `External Settlement Feed` και `Manual Settlement Feed`.	Settlement tracking· δεν είναι ξεχωριστή payment entity και δεν αντικαθίσταται από myDATA status.
`Admin → Projects`	`Project Groups`, `Projects`, `Project Stage Types`, `Project Stages`, Categories, Sub Categories, SubContractors και `Project Actions`.	Project lifecycle, planning, staffing και governance.
`Admin → Project Disciplines`	`Project Disciplines` και `Types`.	Stage planning, assignments και time allocation.
`Admin → Deliverables`	`Deliverables` και `Types`.	Delivery tracking, completion και hours.
`Admin → Supportive Works`	`Supportive Works` και `Types`.	Μη-deliverable project work και hours.
`Admin → Settings`	Organization, Time Tracking, Work Timer, Forgotten Timer, Access & Email Domains, Invoicing & myDATA, Deadline Notifications και Data Recovery, ανάλογα με τα δικαιώματα.	Ξεχωριστές σελίδες για εταιρικά στοιχεία, πολιτική ωρών, πρόσβαση, τιμολόγηση, ειδοποιήσεις και επαναφορά.

Κοινό pattern στις Admin λίστες

1
Αναζήτησε πριν δημιουργήσεις
Χρησιμοποίησε Search και filters για να αποφύγεις duplicate Client, Type, Category, SubCategory, Stage ή άλλο reference record.
2
Πάτησε Add και συμπλήρωσε τη σχέση parent
Στα child records, όπως SubCategory, επίλεξε τη σωστή parent Category. Στα stage/type records έλεγξε ότι το record ανήκει στη σωστή λειτουργική περιοχή.
3
Χρησιμοποίησε Edit ή Delete προσεκτικά
Η αλλαγή ονόματος μπορεί να εμφανιστεί σε πολλά υπάρχοντα records. Πριν από Delete έλεγξε αν το record χρησιμοποιείται από Offer, Project, planning ή report.
4
Import/Export και αποτυχημένες γραμμές
Χρησιμοποίησε Import/Export μόνο στις λίστες όπου εμφανίζονται. Μετά από import άνοιξε το αντίστοιχο Show failed ..., όταν υπάρχει, διάβασε Import errors και επανεισήγαγε μόνο τις διορθωμένες γραμμές. Τα Users/Roles δεν έχουν ξεχωριστό Show failed control και τα Permissions είναι catalog/export surface.

Πλήρες Admin CRUD reference

Admin navigation και πραγματική πρόσβαση

Το ορατό Admin master-data navigation απαιτεί See Admin Layout. Η ομάδα Settings εμφανίζει μόνο τις σελίδες που επιτρέπουν τα δικαιώματά σου: προβολή/επεξεργασία εταιρικών ρυθμίσεων, διαχείριση αντίστοιχων deadline notifications ή tenant restore. Η προβολή εταιρικών στοιχείων δεν δίνει δικαίωμα αποθήκευσης. Χρησιμοποίησε τα διαθέσιμα links και έλεγξε το μήνυμα πρόσβασης κάθε σελίδας.

A. Users, Roles και Permissions

Page	Λίστα και ενέργειες	Detail / validation / αποτέλεσμα
`Users`	Search `Name...`. Columns Name, `Imported from CSV`, Proxy Address, Phone1, Description, Actions. Χρησιμοποίησε `Add`, `Edit`, `Delete`. Τα Import/Export controls δεν είναι σήμερα ορατά.	FirstName, MidName, LastName, Phone1, Phone2/3, ProxyAddress, Description, Time Zone Id, Roles, Default Dashboard, Emails. Απαιτούνται έγκυρα required fields, proxy και τουλάχιστον ένα email. Η δημιουργία μπορεί να μπλοκαριστεί από το active-user plan limit.
`Roles`	Search `Name...`, Add/Edit/Delete. List: Name, Imported from CSV, Actions. Import/Export δεν είναι ορατά.	Name*, Is Employee, Is Editable, Default Dashboard, Permissions και search `Name...`. Το Default Dashboard ενεργοποιείται αφού επιλεγεί dashboard permission. Τα non-editable roles κλειδώνουν τα βασικά fields.
`Permissions`	Search `Name...`, editable Name, read-only Scope και `Export`. Δεν υπάρχει ορατό Add/Import/Delete.	Αλλαγή μη κενού Name αποθηκεύεται άμεσα. Η ανάθεση permission γίνεται στο Role, όχι σε αυτή τη λίστα.

User destructive actions: Το Delete ζητά Are you sure you want to delete the user {FullName}?. Το ξεχωριστό Delete Microsoft CIAM account διαγράφει μόνο την εξωτερική Microsoft identity· ο App user και τα δεδομένα του παραμένουν και μπορούν να ενεργοποιηθούν ξανά.

B. Clients, Subcontractors και συνδεδεμένοι χρήστες

Record	Ακριβή fields	Ιδιαίτερες κινήσεις
`Clients`	Client ID, Client type, Company number GEMI, Client Name, Phone, ΑΦΜ, ΔΟΥ, Contact Person Name*, Description, Emails, Address.	`Show Deleted`, Add/Import/Export, Name/AFM search, Edit/Delete/Restore. Σε saved client πρόσθεσε/επεξεργάσου `Users`. Τα imported email/address hints δείχνουν τι πρέπει να μεταφέρεις.
`Subcontractors`	Name, ΑΦΜ, Phone Numbers με `Add`, Phone 1/2…, Description, Emails με Search/Add/Mail Address.	Search Name (περιλαμβάνει AFM/phones), Add/Import/Export/Edit/Delete. Σε saved subcontractor διαχειρίσου Users. Τα phones γίνονται trim, de-duplicate και reorder· το πρώτο είναι primary.

Deleted records: Μόνο Clients, Offers και Projects έχουν Show Deleted και Restore, με IsDeletedViaDeleteFlow, DeletedAt και DeletedBy. Οι υπόλοιποι κατάλογοι δεν έχουν deleted browser/restore.

Νέα εγγραφή με κωδικό διαγραμμένου Offer ή Project

Κατά την αποθήκευση νέας εγγραφής, αν ο κωδικός ανήκει σε διαγραμμένη προσφορά ή έργο, εμφανίζεται Deleted offer found ή Deleted project found. Επίλεξε Restore existing offer/Restore existing project για επαναφορά της υπάρχουσας εγγραφής με εφαρμογή μόνο των πεδίων που άλλαξες στη φόρμα, Create new offer/Create new project για ξεχωριστή νέα εγγραφή με τον ίδιο κωδικό, ή Cancel για επιστροφή στη φόρμα. Κάθε Project χρειάζεται δικό του συνδεδεμένο Offer. Ένας κωδικός που χρησιμοποιείται ήδη από ενεργή εγγραφή εξακολουθεί να απορρίπτεται.

No Billing Time Categories και πρόσβαση δραστηριοτήτων

Άνοιξε Admin → No Billing Time Categories με δικαίωμα διαχείρισης ωρών. Γράψε Name και επίλεξε Parent category, ή πάτησε Use as a root category. Επιτρέπεται μία ρίζα και έως τρία επίπεδα υποκατηγοριών.
Στο Visibility for new time entries άφησε Visible to everyone ή απενεργοποίησέ το και διάλεξε Roles ή Specific users. Χωρίς επιλογή, η περιορισμένη κατηγορία κρύβεται από όλους για νέες καταχωρίσεις. Οι περιορισμοί κάθε γονικής κατηγορίας ισχύουν και στα παιδιά της.
Πάτησε Add category ή Save. Από τη λίστα χρησιμοποίησε Edit ή Delete και έλεγξε ολόκληρο το category path πριν από Confirm delete. Η διαγραφή αφαιρεί και τις υποκατηγορίες από τις μελλοντικές επιλογές, αλλά διατηρεί τις υπάρχουσες ώρες και την αρχική τους διαδρομή.

C. Commercial και project master data

Page / route label	Fields και dependencies	Actions / αποτέλεσμα
`Offer Types` / `Offer Stages`	Name*, Description.	Add, Import, Export, Edit, Delete. Στο Offer section το sidebar label των Offer Stages εμφανίζεται σήμερα ως `Project Stages`.
`Project Groups`	Name*, Description.	Delete αφαιρεί τη group membership αλλά διατηρεί τα Projects. Το Import errors δείχνει γραμμή, πεδίο και οδηγία διόρθωσης.
`Project Categories`	Name*, Description.	Add/Import/Export/Edit/Delete. Η ενότητα `Import errors` εμφανίζει αυτόματα τις αποτυχημένες γραμμές και τις διορθώσεις.
`Project SubCategories`	Name, `Category` από `Select Category...`, Description.	Η Category πρέπει να υπάρχει πριν από το import. Empty detail: `No content available.`. Add και Edit χρησιμοποιούν σήμερα title `Add SubCategory`.
`Project Stage Types`	Name*, Order, Type, optional Category/SubCategory, Description.	List: Name, Description, Type, Category, SubCategory, Order, Actions. Αλλαγή Order αποθηκεύεται άμεσα.
`Project Stages`	Type, Price ≥0, read-only Discipline Hours, Completion 0–100, Start Date, End Date, Actual Start/Finished, Description.	End Date δεν μπορεί να προηγείται του Start. List: Type Name, dates, Hours, Price, Description. Το `Import errors` εξηγεί ότι το τρέχον template δεν συνδέει τη γραμμή με έργο. Πρόσθεσε stages από το Project Planning του έργου.
`Project Discipline Types`	Name*, `Available for all stage types` ή required `Parent Stage Type`, Description.	Add/Import/Export/Edit/Delete. Το σημερινό delete text γράφει `dicipline type`.
`Project Disciplines`	Project, Type, read-only Estimated Mandays/Hours/Completed και Declared Completed.	Import συνδέει Project Code + Type. Το `Import errors` αναφέρει τη γραμμή και τυχόν λάθος ProjectCode ή Type.
`Deliverable Types` / `Supportive Work Types`	Name*, Description.	Κοινό Add/Import/Export/Edit/Delete pattern.
`Deliverables`	Project Discipline* από `Select Project Discipline...`, Type* από `Select Type...`, disabled Completion Estimation/CompletionDate.	List: Project, Project Discipline Type, Type, Completion Date. Οι import failures εμφανίζονται αυτόματα στο `Import errors`, μαζί με τον συνδυασμό ProjectDisciplineType και ProjectCode που απέτυχε.
`Supportive Works`	Project Discipline, Type, disabled Completion Estimation.	List: Project, Project Discipline Type, Type, Completion Estimation. Το `Import errors` εμφανίζει τη γραμμή, το πεδίο και την αιτία αποτυχίας.

D. Admin Projects, Offers και ProjectActions

Admin Offers: Show Deleted, Add/Import/Export, Search offers..., Result/Code/Client/Name/Objectives/Price/Project Code, Analyze/Edit/Delete/Restore και inline History. Στον Admin host τα successful-offer fields και τα final Results παραμένουν editable· το Working Dashboard locking δεν εφαρμόζεται εδώ.
Admin Projects: Show Deleted, Add/Import/Export, Name/Client/Code/Completion/Category/SubCategory/Start/Deadline/PM/Total Hours. Existing detail tabs: Main Info, Subcontractors, Address, Project Planning, Project Changes, Project Workbook και permission-gated Activity Log. New project: Main Info → Next → Project Planning → Save.
Project Planning: Add Stage, stage name/dates/hours/Price/Completion, Edit/Delete, No stages added yet., No stage selected και Add or select a stage to manage disciplines.. Το Next δημιουργεί προσωρινά το νέο Project πριν από το Planning· Cancel κάνει cleanup όταν παραμένει auto-created.
ProjectActions: Project*, Creator*, Complaint Date, Description*, Solution, Evaluation, Verification, Solution/Verification Date, ProjectAction State, signatures και Documents. Add/update/delete/import ενημερώνουν realtime counters.

Current UI defects που πρέπει να αναγνωρίζεις

Σε Deliverables/Supportive Works το search label Project... φιλτράρει σήμερα TypeName. Ορισμένα validation/display strings έχουν typos όπως Complition, dicipline. Αυτά είναι τα σημερινά labels του App, όχι οδηγία να αλλάξεις δεδομένα.

Tenant export

Πάτησε Export Tenant Data (.embiria-tenant.zip), περίμενε να ολοκληρωθεί το loading και αποθήκευσε το αρχείο σε ασφαλές σημείο. Το export είναι tenant-specific.

Tenant restore

Πάτησε Restore Tenant Data (.embiria-tenant.zip), επίλεξε το σωστό αρχείο και ακολούθησε την επιβεβαίωση. Πάρε πάντα νέο export πριν το restore και μην χρησιμοποιείς αρχείο άλλου tenant.

Στο Organization → Regional settings επίλεξε Time zone για τα report schedules. Η ημερομηνία, η ώρα εκτέλεσης και η τελευταία εκτέλεση εμφανίζονται στη ζώνη της εταιρείας. Οι επαναλήψεις ακολουθούν την τοπική ώρα και τις αλλαγές θερινής ώρας. Η προεπιλογή χωρίς προηγούμενη ρύθμιση είναι Europe/Athens.

Admin Settings, Organization και Subscription & Billing

Οι παλιές ενιαίες ρυθμίσεις Organization έχουν χωριστεί στην ομάδα Admin → Settings. Άνοιξε τη σελίδα που αντιστοιχεί στην αλλαγή σου. Κάθε σελίδα φορτώνει και αποθηκεύει τη δική της ενότητα· το Save της Organization δεν αποθηκεύει αλλαγές στις άλλες σελίδες.

Σελίδα Settings	Τι ρυθμίζει	Διαδρομή
Organization	Organization Name (υποχρεωτικό), Display Name, Regional settings → Time zone, Tenant is active· το Slug είναι μόνο για ανάγνωση. Περιλαμβάνει Subscription & Billing και Subscription usage.	`/admin/organization`
Time Tracking	Strict/flexible λειτουργία και Stage Time Entry Window.	`/admin/settings/time-tracking`
Work Timer	Ημερήσιο reset, company/user time zone, fallback και browser auto-update.	`/admin/settings/work-timer`
Forgotten Timer	Φύλαξη Unclaimed hours και ανεξάρτητα κανάλια ειδοποίησης.	`/admin/settings/forgotten-timer`
Access & Email Domains	Allowed Email Domains: τουλάχιστον ένα domain, πολλαπλά με κόμμα, π.χ. company.com, vendor.com. Οι χρήστες πρέπει να έχουν email με επιτρεπόμενο domain.	`/admin/settings/access`
Invoicing & myDATA	Manual invoices ή myDATA (read only), σύνδεση AADE και Verify and save / Disconnect.	`/admin/settings/invoicing`
Deadline Notifications	Ξεχωριστοί κανόνες για Offers και Project Stages.	`/admin/settings/deadline-notifications`
Data Recovery	Τελευταίο pre-restore snapshot και Restore Previous State.	`/admin/settings/data-recovery`

Για προβολή των εταιρικών σελίδων χρειάζεται δικαίωμα προβολής εταιρικών στοιχείων ή επεξεργασίας τους. Για αλλαγές χρειάζεται δικαίωμα επεξεργασίας· διαφορετικά εμφανίζεται μήνυμα μόνο ανάγνωσης. Περίμενε το τέλος του Loading settings…, άλλαξε τα πεδία και πάτησε Save στη συγκεκριμένη σελίδα. Το Reload ξαναφορτώνει τις αποθηκευμένες τιμές. Το Invoicing & myDATA χρησιμοποιεί τις δικές του ενέργειες και δεν έχει γενικό Save.

Deadline Notifications: κανόνες και παραλήπτες

Άνοιξε Admin → Settings → Deadline Notifications. Το Offers Deadlines απαιτεί το αντίστοιχο δικαίωμα διαχείρισης υπενθυμίσεων Offers και το Project Stages Deadlines το αντίστοιχο δικαίωμα για Project Stages. Μπορεί να εμφανίζεται μόνο η μία ενότητα.
Όρισε Enable deadline reminders και Days before the deadline ως ακέραιες ημέρες 0–365, χωρισμένες με κόμμα. Το 0 σημαίνει την ημέρα της προθεσμίας, π.χ. 7, 1, 0. Επίλεξε ανεξάρτητα Email και In-app notification.
Επίλεξε Roles για όλα τα ενεργά μέλη της εταιρείας με αυτούς τους ρόλους και/ή Specific users ως επιπλέον παραλήπτες. Στα Project Stages μπορείς να προσθέσεις τον Project Manager of the corresponding project, που προσδιορίζεται όταν αποστέλλεται η υπενθύμιση.
Πάτησε Preview recipients για έλεγχο και Save settings στη συγκεκριμένη ενότητα. Κάθε άτομο λαμβάνει μία υπενθύμιση ανά κανάλι. Μέχρι την πρώτη αποθήκευση του κανόνα Offers συνεχίζουν οι υφιστάμενες υπενθυμίσεις δημιουργού/συντάκτη.

Data Recovery: επαναφορά της προηγούμενης κατάστασης

Πήγαινε Admin → Settings → Data Recovery με δικαίωμα tenant restore. Έλεγξε το Latest rollback point, πάτησε Restore Previous State και επιβεβαίωσε με Restore previous state ή ακύρωσε με Cancel. Η ενέργεια αντικαθιστά τα τρέχοντα δεδομένα της εταιρείας με το μοναδικό snapshot που αποθηκεύτηκε αμέσως πριν από το τελευταίο tenant restore. Αν δεν υπάρχει snapshot, το κουμπί παραμένει ανενεργό.

Ρυθμίσεις Time Tracking, Stage Time Entry Window και Forgotten Timer

Πήγαινε Admin → Settings και άνοιξε ξεχωριστά Time Tracking, Work Timer ή Forgotten Timer. Οι επιλογές αφορούν το τρέχον tenant και απαιτούν δικαίωμα επεξεργασίας εταιρικών στοιχείων για αλλαγή. Έλεγξε τις συνέπειες της αλλαγής λειτουργίας πριν πατήσεις Save.

Στο Time Tracking ενεργοποίησε Strict time tracking για λειτουργία κάρτας με Press Work Start, Pause, Resume και End Work. Απενεργοποίησέ το για χειροκίνητη καταχώριση από τα ρολογάκια του Working Dashboard και πλήρες Add hours / Edit / Delete στο Edit Hours, ανάλογα με τα δικαιώματα. Στην ευέλικτη δεν χρειάζονται start/stop controls.
Μόνο στην ευέλικτη εμφανίζεται το Apply stage time limits in flexible mode. Αν είναι ενεργό, ισχύουν τα όρια stages και παραμένουν διαθέσιμα αιτήματα για καταχώριση εκτός ορίων. Αν είναι ανενεργό, κρύβεται το Stage Time Entry Window, δεν χρειάζεται να ορίσεις τα δύο περιθώρια ημερών και δεν εμφανίζεται η διαδρομή Time Request.
Όταν εμφανίζεται το Stage Time Entry Window, συμπλήρωσε Days before Start Date και Days after End Date με μη αρνητικούς ακέραιους. Το 0 δεν δίνει επιπλέον ημέρες και οι δύο οριακές ημερομηνίες περιλαμβάνονται. Λάθος τιμή εμφανίζει Stage time entry allowances must be zero or more whole days.. Στην αυστηρή λειτουργία η επιλεξιμότητα άμεσης καταχώρισης στο PassWorkedHours και στο Working Dashboard Pass Hours ελέγχει τη σημερινή ημερομηνία. Στην ευέλικτη λειτουργία ελέγχεται η ημερομηνία της καταχώρισης εργασίας. Τα Time Requests εξαιρούνται πάντα από αυτό το χρονικό παράθυρο, ανεξάρτητα από την ημερομηνία που ζητούν. Για τους διαφορετικούς ελέγχους ημερομηνίας δες την καταχώριση και επεξεργασία ωρών.
Στη σελίδα Work Timer διάλεξε Reset Mode: Company time zone για κοινή ζώνη ώρας ή User local time zone για την αποθηκευμένη ζώνη κάθε χρήστη. Έλεγξε company/fallback time zone και browser auto-update όπου εμφανίζονται. Το ημερήσιο όριο είναι τα μεσάνυχτα 00:00 αυτής της ζώνης. Στην ευέλικτη λειτουργία τα work timers είναι ανενεργά· οι ρυθμίσεις εφαρμόζονται όταν ενεργοποιηθεί ξανά η αυστηρή λειτουργία.
Στη σελίδα Forgotten Timer οι επιλογές ενεργοποιούνται μόνο με αυστηρή λειτουργία· στην ευέλικτη παραμένουν ορατές αλλά ανενεργές και οι αποθηκευμένες τιμές διατηρούνται. Ενεργοποίησε Preserve forgotten hours για να κλείνει το ενεργό ρολόι στα μεσάνυχτα και να αποθηκεύεται ο μη καταχωρισμένος χρόνος ως Unclaimed hours. Η επιλογή υπερισχύει του Daily Reset Action, το οποίο κλειδώνει. Με φύλαξη ανενεργή, διάλεξε Stop timer and clear or save forgotten time για απόρριψη του υπολοίπου ή Pause timer and keep time για διατήρηση στο παυμένο ρολόι.
Ρύθμισε ανεξάρτητα Email forgotten timer notifications για το email και In-app forgotten timer notifications για την ειδοποίηση εφαρμογής και push. Μπορείς να έχεις ενεργό μόνο ένα ή κανένα. Η φύλαξη και η ορατότητα των Unclaimed hours δεν εξαρτώνται από τις ειδοποιήσεις.
Πάτησε Save σε κάθε σελίδα που άλλαξες, περίμενε την ολοκλήρωση και επιβεβαίωσε τις τιμές με Reload. Αρχικά η φύλαξη είναι ανενεργή, ενώ email και ειδοποίηση εφαρμογής ενεργά.

Αλλαγή από αυστηρή σε ευέλικτη λειτουργία

Με την αποθήκευση της αλλαγής απορρίπτονται οι τρέχουσες συνεδρίες εργασίας και τα εκκρεμή αιτήματα ωρών. Οι ήδη εγκεκριμένες καταχωρίσεις και τα αποθηκευμένα Unclaimed hours διατηρούνται. Αν αίτημα χρησιμοποιούσε Unclaimed hours, η απόρριψη επιστρέφει το δεσμευμένο υπόλοιπο. Στην ευέλικτη λειτουργία δεν δημιουργούνται νέα υπόλοιπα από ημερήσιο κλείσιμο ρολογιού. Δες πώς καταχωρίζονται τα υπάρχοντα Unclaimed hours.

B. `Subscription & Billing`

Overview και usage

Έλεγξε current plan, subscription/charge status, billing cycle, price, active users, next billing/renewal date, pending change και billing readiness. Στο usage σύγκρινε την τρέχουσα κατανάλωση με τα plan entitlements πριν ζητήσεις αλλαγή.

`Billing details`

Πάτησε Add billing details. Συμπλήρωσε Company legal name, Tax ID/AFM, Tax office (DOY), Country, Billing currency, Billing contact email, Street, Street number, City και Postal code. Χρησιμοποίησε Validate and sync, Make default, Reset changes ή Archive profile μόνο μετά τον έλεγχο.

`Saved payment methods`

Πάτησε Set up payment method για να ανοίξει απευθείας το ασφαλές Stripe Checkout. Μετά την επαλήθευση της κάρτας και της συναίνεσης για recurring payments, η κάρτα εμφανίζεται στη λίστα. Σε επιπλέον αποθηκευμένη κάρτα χρησιμοποίησε Use for renewals ή Delete· η ενεργή κάρτα ανανέωσης δεν εμφανίζει Delete.

`Auto-renew settings`

Έλεγξε next charge, payment method και τυχόν Billing issues. Μην ενεργοποιήσεις renewal αν λείπουν valid billing details ή default payment method.

`Change plan`

Επίλεξε Monthly ή Yearly, πάτησε Choose plan, διάβασε το Review change με total price, price/user × active users, Net/VAT, price delta, execution timing/effective date και μετά πάτησε το confirmation button μόνο αν συμφωνείς.

`Invoices & billing history`

Στο Invoice history έλεγξε αριθμό, ημερομηνία, Series/Type όπου υπάρχουν, Billing period, Total/Net/VAT και χωριστά Payment και Invoice status. Επίλεξε Paid ή All, όρισε Sort by και πάτησε Preview PDF όταν είναι διαθέσιμο. Το PDF φορτώνεται όταν ζητηθεί και παραμένει προστατευμένο για το τρέχον tenant και τα δικαιώματά σου.

C. Billing shell, return states και Overview

Η οθόνη γράφει Tenant Billing / Subscription & Billing. Χρησιμοποίησε Refresh και έλεγξε τις ενότητες Overview, Auto Renew, Profiles, Payment methods, Plans και Invoice history μέσα στο Admin → Settings → Organization. Η εταιρική τιμολόγηση/myDATA βρίσκεται πλέον στη χωριστή σελίδα Invoicing & myDATA.
Στο Overview έλεγξε organization, subscription/last-charge status, plan code/name/description, Billing cycle, Price / active user, Estimated total, Next billing date, Renewal date, Auto renew, Cancel at period end, Billing details και Default payment method.
Στο Billing readiness διάβασε ξεχωριστά Billing details (Required/Ready/Needs review), Payment method (Missing/N saved), Renewal (Auto renew on/Manual) και Invoices. Έλεγξε επίσης Start date, Trial end, Active users και τυχόν Upcoming plan change με Effective date.
Μετά την επιστροφή από checkout, διάβασε το αποτέλεσμα: payment confirmed/active και Elorus invoice preparation, Stripe processing, cancelled με την προηγούμενη subscription unchanged, ή verification failed επίσης χωρίς αλλαγή της προηγούμενης subscription.

D. Billing profiles: όλα τα πεδία και actions

Ομάδα	Fields / actions	Έλεγχος
Company	Company legal name, Trade name, Tax ID/AFM, VAT number, Tax office (DOY), Country, Billing currency*.	Legal name, country και currency πρέπει να είναι έγκυρα.
Contact	Billing contact name, Billing contact email*, Phone.	Το email πρέπει να είναι έγκυρο.
Address	Street, Street number, City, Region, Postal code.	Street και city ελέγχονται client-side· τα πεδία με * παραμένουν required στο UI.
Lifecycle	Use as default, Create/Save Billing Profile, `Validate and sync`, Reset changes, Make default, Archive profile.	Έλεγξε validation/sync timestamps, billing activity και blocked-archive reason πριν από archive.

E. Auto-renew, methods και plan change

Το Auto Renew δείχνει Automatic renewal on ή Manual renewal only, Next charge date, Payment method used / No stored method selected, Expires without renewal και Billing issues. Χρησιμοποίησε Turn on/Turn off και επιβεβαίωσε το dialog. Η ενεργοποίηση απαιτεί usable method και billing readiness.
Στα Saved payment methods έλεγξε τη μασκαρισμένη κάρτα, Cardholder, Expires, Card type, Provider link και το badge Active for renewals ή Available. Τα Use for renewals και Delete εμφανίζονται μόνο για μη προεπιλεγμένη κάρτα. Για αντικατάσταση κάρτας ή αλλαγή λήξης χρησιμοποίησε Set up payment method. Το App δεν αποθηκεύει CVV.
Στα Plans επίλεξε Monthly/Yearly, plan card και valid billing profile. Το Review δείχνει Selected plan, cycle, Total price, Price/user × active users, Net, VAT, Price delta, Execution timing και Effective date.
Το τελικό button μπορεί να γράφει Renew now with Stripe, Continue to Stripe checkout, Start N-day trial, Cancel scheduled change, Schedule plan change ή Confirm plan change. Downgrade/non-positive delta σε active subscription εφαρμόζεται συνήθως στο period end· trial/free άμεσα· paid activation μετά το Stripe checkout.

F. Usage, ξεχωριστή ρύθμιση invoicing/myDATA και billing history

Surface	Ακριβής χρήση	States
`Subscription usage`	Έλεγξε users και storage limits, progress και feature values. Boolean: Included/Not included· string: Configured· metric χωρίς telemetry: `measurement pending`.	`Action required`, `Within plan`, `No active plan`. Ανά limit: Unavailable, Exceeded, Near limit (≥80%), Within limit.
`Settings → Invoicing & myDATA`	Επίλεξε `Manual invoices` ή `myDATA (read only)`. Για myDATA: Company AFM, API username, Subscription key, AADE test environment, `Verify and save`/`Please wait…`, `Disconnect`.	Τα documents φορτώνονται live και δεν αποθηκεύονται. Disconnect αφαιρεί credentials χωρίς να αλλάζει manual invoice records.
`Invoice history`	Filters `Paid`/`All`, `Sort by`: `Newest first`, `Oldest first`, `Highest total`. Κάθε εγγραφή δείχνει Invoice, Billing period, Amount, Status και Document.	`No invoices yet` / `No paid invoices yet`. 8 records/page με `Previous`/`Next`. Μοναδική ενέργεια εγγραφής: `Preview PDF` για issued Elorus invoice με external id· διαφορετικά `PDF unavailable`.
Invoice PDF	Πάτησε `Preview PDF` και περίμενε το `Preparing PDF...` πριν ανοίξει η προεπισκόπηση.	Το PDF ανακτάται όταν ζητηθεί· τα bytes δεν αποθηκεύονται στη βάση. Αν η ανάκτηση αποτύχει, διάβασε το μήνυμα στην ενότητα.

Provider behavior: Οι νέες tenant checkout/payment-method operations γίνονται μέσω Stripe. Το backend διατηρεί Viva μόνο για ήδη αποθηκευμένες παλιές subscriptions/charges/methods, ώστε τα υφιστάμενα renewals να μη διακοπούν χωρίς ρητή migration. Το Elorus PDF είναι ειδική conditional διαδρομή.

Billing αλλαγές έχουν οικονομικό αποτέλεσμα

Πριν από plan change, renewal, default payment method ή billing-profile archive, έλεγξε organization, billing cycle, active users, effective date, ποσά και status. Αν το panel γράφει Billing details are unavailable, μην επιχειρείς επαναλαμβανόμενα checkout calls· έλεγξε access και provider readiness.

ADMIN · DATA OPERATIONS

Import και Export χωρίς απώλεια δεδομένων

Στις σελίδες Admin που εμφανίζουν τις αντίστοιχες ενέργειες, το Import δέχεται CSV και XLSX. Όλα τα ενεργά Imports εμφανίζουν αναλυτικά μηνύματα αρχείου ή γραμμής με το πεδίο, την αιτία και την απαιτούμενη διόρθωση.

1
Κατέβασε το σωστό Export
Στην αντίστοιχη λίστα πάτησε Export. Στο Choose what to export επίλεξε Template for Import για XLSX μόνο με headers ή Export Data για τα δεδομένα. Το template είναι η αναφορά για τις σημερινές στήλες· παλιότερα αρχεία μπορεί να μην περιλαμβάνουν Stage ή assignments. Στις λίστες με φίλτρα έλεγξε ποια records εξάγεις πριν τη λήψη. Το X κλείνει το παράθυρο.
2
Διάλεξε μέθοδο Import
Πάτησε Import. Στο Choose import method υπάρχουν Import from template file και Import from mesh file with AI. Η δεύτερη επιλογή χρειάζεται ενεργό AI Features στη συνδρομή, επιπλέον του δικαιώματος import. Δεν ενεργοποιείται απλώς επειδή είσαι Admin.
3
Εισαγωγή από template
Επίλεξε Import from template file, διάβασε το Before you import και πάτησε Continue για επιλογή αρχείου ή Cancel. Υποστηρίζονται .csv και .xlsx έως 50 MB, μία εγγραφή ανά γραμμή χωρίς merged cells. Το CSV χρειάζεται headers. Στο XLSX διαβάζεται το πρώτο φύλλο· χωρίς headers γίνεται δεκτό μόνο με ακριβώς τις στήλες και τη σειρά του template. Αυτή η διαδρομή αποθηκεύει τις έγκυρες γραμμές χωρίς το ξεχωριστό review του AI import.
4
Προετοίμασε τις σχέσεις
Δημιούργησε πρώτα Category/SubCategory, Types, Client, Offer και Project που αναφέρονται στο αρχείο. Οι χρήστες αναγνωρίζονται από ProxyAddress και πρέπει να είναι ενεργά μέλη του τρέχοντος tenant· οι subcontractors αναγνωρίζονται από AFM. Μη μοναδική ή ανύπαρκτη σχέση απαιτεί διόρθωση.
5
Έλεγξε αποθηκευμένα records και σφάλματα
Στο Import errors, κάθε File row συνδέει το σφάλμα με τη γραμμή, το πεδίο και τη διόρθωση. Οι σωστές γραμμές επεξεργάζονται ανεξάρτητα· δεν αναιρούνται επειδή αποτυγχάνει άλλη γραμμή. Αναζήτησε τα αποτελέσματα στη λίστα, έλεγξε σχέσεις και assignments και επανεισήγαγε μόνο τις διορθωμένες γραμμές. Αν δεν επιβεβαιώθηκε η αποθήκευση, αναζήτησε πρώτα την εγγραφή πριν επαναλάβεις.

Μετά το απλό import εμφανίζεται μήνυμα ολοκλήρωσης με το πλήθος των εγγραφών που εισήχθησαν. Αν υπάρχουν σφάλματα γραμμών, το μήνυμα διαχωρίζει τις αποθηκευμένες εγγραφές από όσες χρειάζονται διόρθωση. Αποτυχία ανάγνωσης του αρχείου δεν εμφανίζεται ως επιτυχημένο import.

Import from mesh file with AI: αντιστοίχιση, έλεγχος και αποθήκευση

Επίλεξε Import from mesh file with AI και ένα CSV ή XLSX. Χρειάζεται μία μοναδική, μη κενή επικεφαλίδα ανά στήλη και τουλάχιστον μία γραμμή δεδομένων. Ισχύουν όρια 50 MB, 1.000 records και 100 columns. Στο Excel διαβάζεται μόνο το πρώτο φύλλο και δεν επιτρέπονται merged cells. Το headerless XLSX της διαδρομής template δεν υποστηρίζεται εδώ.
Περίμενε το Reading file… και το Matching columns…. Στο Column matching έλεγξε κάθε source column, διάλεξε το σωστό πεδίο ή Ignore column και πάτησε Confirm column matching. Κάθε πεδίο μπορεί να αντιστοιχεί σε μία μόνο στήλη και χρειάζεται τουλάχιστον μία αντιστοίχιση. Αν όλες οι αντιστοιχίσεις αναγνωριστούν με βεβαιότητα, ο έλεγχος ξεκινά αυτόματα.
Το AI προσπαθεί να αναγνωρίσει επικεφαλίδες σε διαφορετικές γλώσσες, συντομογραφίες και ορθογραφικές παραλλαγές. Οι προτάσεις του παραμένουν επεξεργάσιμες. Αν δεν απαντήσει η υπηρεσία AI, μπορείς να συνεχίσεις με χειροκίνητο Column matching. Τα μηνύματα αποτυχίας περιλαμβάνουν κωδικό Reference για αναζήτηση στο log.
Με ενεργό το Remember confirmed column matching for this company and import type, το Confirm column matching αποθηκεύει τις επιλογές στηλών, μαζί με το Ignore column. Σε επόμενο αρχείο της ίδιας εταιρείας και τύπου import εμφανίζονται ως Remembered και χρειάζονται επιβεβαίωση. Μια νέα επιβεβαίωση ενημερώνει τις προηγούμενες επιλογές.
Στο Ready to import έλεγξε Operation: Create, Update ή Restore. Άνοιξε View changes για τιμές και αλλαγές πριν/μετά και Original file values για το αρχικό αρχείο. Το Edit fields επιστρέφει τη γραμμή για διόρθωση και νέο έλεγχο. Ο έλεγχος και η αντιστοίχιση δεν αποθηκεύουν records.
Για να θυμάται συγκεκριμένη διόρθωση τιμής, επίλεξε Remember this correction after successful import δίπλα στο διορθωμένο πεδίο. Η αρχική και η διορθωμένη τιμή αποθηκεύονται μόνο μετά από επιτυχημένο Import. Σε επόμενο αρχείο προτείνεται η διόρθωση μόνο για ακριβώς ίδια αρχική τιμή, ίδιο πεδίο, εταιρεία και τύπο import. Έλεγξε την πρόταση και πάτησε Apply remembered corrections για εφαρμογή και νέο validation.
Στο Needs your review διάβασε την αιτία, άνοιξε Review and correct fields, διόρθωσε και πάτησε Validate. Διπλό identifier μέσα στο ίδιο αρχείο χρειάζεται διόρθωση ή Decline στις διπλές γραμμές και νέο Validate. Γραμμές με ασαφή σχέση δεν αποθηκεύονται αυτόματα.
Πάτησε Import για μία έτοιμη γραμμή ή Import all για όλες τις έτοιμες. Τα Decline/Decline all παραλείπουν εκκρεμείς γραμμές χωρίς διαγραφή υπαρχόντων δεδομένων. Η κατάσταση Imported επιβεβαιώνει επιτυχημένη αποθήκευση· σφάλμα επιστρέφει τη γραμμή για έλεγχο. Αν άλλαξε το record ή κάποια σχέση μετά το review, έλεγξε τις νέες τιμές πριν ξαναπατήσεις Import.
Μετά την πρώτη επιτυχημένη εισαγωγή κλειδώνει η αντιστοίχιση στηλών. Το X κλείνει το review και, αν αποθηκεύτηκαν records, ανανεώνει τη λίστα. Το κλείσιμο δεν αναιρεί όσα έχουν ήδη εισαχθεί· οι υπόλοιπες γραμμές δεν αποθηκεύονται.

Stages, αναθέσεις και ενημέρωση υπαρχόντων records

Το import αναγνωρίζει υπάρχοντα records στο τρέχον tenant: Client με AFM όταν δίνεται, διαφορετικά με Name, Offer/Project με Code, Subcontractor με AFM, SubCategory με Category και Name, Stage με Project και Type, Discipline με Project/Type/Stage, και Deliverable/Supportive Work με Discipline και Type. Έλεγξε προσεκτικά τις ενημερώσεις· η επανεισαγωγή δεν σημαίνει πάντα δημιουργία νέας εγγραφής.

Το Stage Name είναι το όνομα του stage type στο συγκεκριμένο Project. Συμπλήρωσέ το όταν ίδιο discipline type υπάρχει σε περισσότερα stages. Ο discipline type πρέπει να επιτρέπεται στο επιλεγμένο stage.
Συμπλήρωσε Engineers (ProxyAddress, comma-separated), Designers (ProxyAddress, comma-separated) ή Employees (ProxyAddress, comma-separated) με τις διευθύνσεις των αντίστοιχων ενεργών μελών. Για Subcontractors (Name, comma-separated) χρησιμοποίησε το ακριβές όνομα του subcontractor. Πολλαπλές τιμές χωρίζονται με κόμμα, semicolon (;) ή νέα γραμμή μέσα στο κελί.
Σε ενημέρωση, μη κενή λίστα assignments αντικαθιστά την αντίστοιχη υπάρχουσα λίστα με όσους αναφέρεις. Κενό assignment field διατηρεί τις υπάρχουσες αναθέσεις· δεν είναι εντολή αφαίρεσης όλων. Κάθε Discipline/Deliverable/Supportive Work και οι αναθέσεις του αποθηκεύονται μαζί.
Το Export Data των Disciplines, Deliverables και Supportive Works περιλαμβάνει Stage και τις αντίστοιχες αναθέσεις. Χρησιμοποίησέ το για έλεγχο και επανεισαγωγή με την ίδια ταυτότητα record, αφού ελέγξεις τα ενεργά φίλτρα.

Area	CSV / XLSX template columns	Σχόλιο
Clients	ClientNumber, ClientType, CompanyNumberGemi, ContactPersonName, Name, Phone, AFM, DOY, Description, Email, Latitude, Longitude	Έλεγξε duplicate client και address/email warnings.
Offers	Year, Type, Code, ContractCode, Stage, Date, Client, Name, Category, SubCategory, Price, Objectives, Scope, Notes, JoinVenture, OrderIntake, OrderIntakePrice, Comments, Result	Απαιτεί υπάρχον Type, Stage, Client, Category/SubCategory.
Projects	Code, ContractSigned, ContractDate, Name, ProjectManager, ProjectPrice, DeadLine, Description, Latitude, Longitude, OfferCode, ProjectGroup, TotalHours	Απαιτεί PM και OfferCode· το ProjectGroup μπορεί να δημιουργηθεί/συσχετιστεί.
Project Actions	ComplaintDate, Project, Creator, Description, Solution, SolutionDate, Evaluation, Verification, VerificationDate, VerificatorSignature, PMSignature, CurrentState	Project επιλύεται με code και Creator με email.
Groups / Categories / Offer Types / Offer Stages / Deliverable Types / Supportive Work Types	Name, Description	Κοινό simple-type contract.
Project SubCategories	Name, Description, Category	Η parent Category πρέπει να υπάρχει.
Project Stage Types	Name, Type, Description	Έλεγξε Type/category mapping μετά το import.
Project Stages	ProjectCode, StartDate, EndDate, Hours, Price, Description, TypeName, TypeId	Το ProjectCode συνδέει το stage στο Project. Ο Type πρέπει να ταιριάζει με Category/SubCategory του έργου.
Discipline Types	Name, Description	Το parent-stage relation ρυθμίζεται από detail όπου χρειάζεται.
Project Disciplines	EstimatedMandays, EstimatedHours, StartDate, EndDate, Project Code, Type, Stage Name, Engineers (ProxyAddress, comma-separated), Subcontractors (Name, comma-separated)	Project, επιλέξιμος Discipline Type και μοναδικό Stage όπου χρειάζεται. Εξάγονται και οι αναθέσεις.
Deliverables	Type, Project Discipline Type, Project Code, Stage Name, Designers (ProxyAddress, comma-separated), CompletionEstimation, CompletionDate	Μοναδικό discipline μέσα στο Project/Stage. Αναλυτικά Import errors ανά αποτυχημένη γραμμή.
Supportive Works	Type, Project Discipline Type, Project Code, Stage Name, Employees (ProxyAddress, comma-separated)	Συνδέει το σωστό discipline του Project/Stage και αποθηκεύει τις αναθέσεις Employees.
Subcontractors	Name, AFM, Description, Phones, Emails	Κενό Name ή AFM εμφανίζεται στο Import errors με τη γραμμή και το απαιτούμενο πεδίο. Η επεξεργασία των υπόλοιπων γραμμών συνεχίζεται.
Permissions	Name, Ord, Scope	Export-only. Users/Roles Import/Export controls δεν είναι ορατά.

Πριν από μαζικό Import

Κράτησε το αρχικό αρχείο και το template/export. Κάθε ενεργό Import εμφανίζει σφάλματα αρχείου ή αναλυτικά σφάλματα ανά γραμμή. Οι σωστές γραμμές επεξεργάζονται ανεξάρτητα από τις αποτυχημένες. Μετά το Import επιβεβαίωσε τα αποθηκευμένα δεδομένα από τη λίστα πριν συνεχίσεις.

ACCESS MODEL

Γιατί δύο χρήστες βλέπουν διαφορετικές ενέργειες;

Ο ρόλος είναι μόνο η αρχή. Η τελική δυνατότητα υπολογίζεται από permissions, assignment, tenant feature/subscription, record state, working mode και το host από όπου άνοιξες τη φόρμα.

Παράγοντας	Παράδειγμα	Τι ελέγχει ο χρήστης
Role permissions	Dashboard, Report, Admin tab, Edit, Import ή Export.	Ζήτησε το συγκεκριμένο permission, όχι γενικό Admin.
Assignment	Project, Discipline, Designer, Engineer, PM.	Επιβεβαίωσε ότι είσαι assigned στο σωστό active record.
Record state	Offer hours μόνο σε `SUCCESSFUL`, final results, closed/frozen projects, pending requests.	Έλεγξε Result/Status/State πριν αναζητήσεις το action.
Working mode	Row clock και ±30 λεπτά.	Ξεκίνα timer και βεβαιώσου ότι έχει τουλάχιστον 1 λεπτό διαθέσιμο.
Tenant feature / plan	AI Suggestions, advanced PDF exports, limits, billing modules.	Έλεγξε Subscription usage και feature availability.
Data dependency	SubCategory χωρίς Category, Project χωρίς successful Offer, Discipline χωρίς Stage.	Δημιούργησε/ενεργοποίησε πρώτα το parent record.
Host	Working Dashboard έναντι Admin.	Η ίδια φόρμα μπορεί να έχει διαφορετικό lock ή dialog behavior.

Working Dashboard Offer

Σε successful Offer, price/delivery/objectives/scope είναι προστατευμένα. Η μετάβαση σε final Result SUCCESSFUL/UNSUCCESSFUL έχει lock/confirmation. Η λογική προστατεύει την καθημερινή operational χρήση.

Admin Offer

Ο Admin host περνά explicit unlocked flags. Τα successful-offer fields και το final Result παραμένουν editable, ώστε ο εξουσιοδοτημένος administrator να διορθώσει master data.

Κανόνας διάγνωσης: Αν λείπει action, έλεγξε με αυτή τη σειρά: σωστό tenant → role/permission → assignment → record state → working mode → feature/plan → parent data → Working/Admin host.

MOBILE · PWA · TEAMS

Χρήση από κινητό, εγκατεστημένο App και Microsoft Teams

Οι λειτουργίες είναι οι ίδιες, αλλά navigation, installation και το διαθέσιμο viewport αλλάζουν ανά host.

Mobile και dialogs

Στο mobile το Login γίνεται single column και ο header μετατρέπεται σε κατακόρυφο full-width stack. Άνοιξε το compact navigation και κλείσ' το πριν ανοίξεις μεγάλο dialog.
Τα header dialogs χρησιμοποιούν σχεδόν όλο το 100vw × 100dvh με εσωτερικό scroll. Κράτησε το scroll μέσα στο dialog και ολοκλήρωσε Save/Cancel πριν αλλάξεις orientation.
Οι approval request actions γίνονται full width. Στο Edit/Change Hours ορισμένες δευτερεύουσες columns κρύβονται· άνοιξε Edit για όλα τα fields.
Οι responsive tables μπορεί να εμφανιστούν ως cards. Τα ίδια values/actions παραμένουν, αλλά η σειρά τους γίνεται κάθετη.

Εγκατάσταση PWA

Platform	Βήματα	Αποτέλεσμα
Chrome / Edge σε Windows	Πάτησε `Download App` και μετά το install icon στη γραμμή διεύθυνσης ή browser menu → `Install app`.	Ανοίγει standalone App window.
Safari σε iPhone/iPad	`Safari → Share ⬆️ → Add to Home Screen`.	Το icon προστίθεται στην Home Screen.
Safari σε macOS	`Safari → Share → Add to Dock`.	Το App προστίθεται στο Dock.
Microsoft Teams	Χρησιμοποίησε το `Toggle Menu` του Teams host. Δεν εμφανίζονται Download App και browser Sign Out.	Το tab χρησιμοποιεί το ίδιο local-user/CIAM linking contract και Teams preferred email.

Updates, theme και hard reset

Όταν εμφανιστεί Έγινε ενημέρωση της εφαρμογής, αποθήκευσε πρώτα ανοιχτές φόρμες και πάτησε Ενημέρωση τώρα. Περίμενε το Γίνεται ενημέρωση….
Το App ελέγχει version κατά το launch, περιοδικά και όταν επιστρέφεις στο tab/online state. Μετά το update επιβεβαίωσε ότι το navigation και το tenant είναι σωστά.
Το Change Theme αποθηκεύεται. Στο installed iOS PWA μπορεί να γίνει αυτόματο reload για να ενημερωθεί σωστά και το status-bar/Dynamic Island theme.
Το Hard Browser Reset είναι τελευταίο βήμα. Στο Confirm Hard Reset επίλεξε Yes, Reset μόνο αφού διαβάσεις το ⚠️ This will clear cache and reload everything. Continue?. Esc/Cancel ακυρώνει, Enter επιβεβαιώνει.

NAVIGATION REFERENCE

Κανονικές, host-specific και direct support διαδρομές

Προτίμησε πάντα το ορατό navigation. Τα direct URLs παρακάτω καταγράφονται για να μην εκληφθούν κατά λάθος ως κανονικά user workflows.

Κατηγορία	Routes / surfaces	Οδηγία
Κανονικό navigation	Home, Dashboards, TimeMGMT, KPIS, Reports, Invoices, Expenses, Payments, Pre-Offer και τα visible Admin links.	Χρησιμοποίησε τα links που εμφανίζει ο λογαριασμός σου.
Teams host	`/config`	Host-specific αρχική ρύθμιση tab· δεν είναι καθημερινή App page.
Direct support	`/admin/logs`	Legacy diagnostic page χωρίς sidebar link. Περιλαμβάνει Delete All, Import/Export, Display/Delete και ευαίσθητα exception details· μόνο για εξουσιοδοτημένο support.
Internal helper	`/admin/displayuser`	Χρησιμοποιείται εσωτερικά για εμφάνιση DeletedBy. Με direct navigation χωρίς UserId αποδίδει κενό span· δεν είναι user page.
Direct/legacy	`/clients`, `/projectactiondetailed`	Δεν βρέθηκε ενεργό navigation path. Μην τα χρησιμοποιείς αντί των Working Dashboard/Admin flows.

Τα direct routes δεν παρακάμπτουν το authorization contract

Το ότι μια routed component μπορεί τεχνικά να αποδοθεί από URL δεν σημαίνει ότι ο χρήστης δικαιούται να εκτελέσει τις ενέργειές της. Ακολούθησε τα ορατά permissions και αναφορά στον Admin/support για diagnostic access.

ACCESS AND SUPPORT

Τι κάνω όταν λείπει κουμπί ή αποτυγχάνει το Save;

Το App κρύβει controls με βάση permissions, assignments και subscription features. Έλεγξε πρώτα τη συγκεκριμένη ροή.

Δεν βλέπω `Work Hours Update` ή project επιλογές

Έλεγξε ότι έχεις assigned project και Project Discipline. Για project/discipline/deliverable/supportive time χρειάζονται τα αντίστοιχα permissions. Αν δεν υπάρχει κανένα project, το dialog γράφει You are not currently assigned to any project.

Δεν βλέπω `Project Risks & Project Issues`

Το project row actions menu το εμφανίζει μόνο όταν έχεις το permission για issues ή risks. Ζήτησε από administrator να ελέγξει το Project Issues permission.

Η Offer δεν αποθηκεύεται

Ξαναέλεγξε Client, Type, Stage, Category, SubCategory, μοναδικό Code, Name, θετικό Offer Price, Planned Delivery, Year, Objectives και Scope. Με signed contract χρειάζεται και Contract Code.

Το Issue δεν αποθηκεύεται

Πρέπει να υπάρχει Date Opened και Description. Αν επιλέξεις Closed, συμπλήρωσε ή άφησε το App να βάλει Date Closed. Μην πατήσεις Add στο Status Updates πριν αποθηκεύσεις το νέο issue.

Το Pre-Offer δεν κάνει Analyze

Συμπλήρωσε Client Name, επίλεξε Category και βάλε είτε Project / Opportunity Name είτε Request Summary. Για AI χρειάζεται και ενεργό tenant feature· διαφορετικά χρησιμοποίησε κανονικά το Analyze και το Save Analysis.

Το `Create Offer` είναι disabled

Δεν έχει ολοκληρωθεί analysis. Γύρνα στο Quick Intake, διόρθωσε τα required fields και πάτησε Analyze. Μόνο όταν υπάρχει αποτέλεσμα analysis ενεργοποιείται το κουμπί.

Δεν βλέπω Dashboard, KPI ή Report

Κάθε dashboard card και report έχει δικό του permission. Η πρόσβαση σε ένα dashboard δεν σημαίνει πρόσβαση σε όλα τα cards του. Ο Admin πρέπει να ελέγξει το συγκεκριμένο permission και μετά ο χρήστης να κάνει Refresh.

Δεν εμφανίζεται Project ή row action

Έλεγξε assignment, working mode και permissions για Project visibility/edit/status/actions/issues/risks. Τα Project Actions, Assign Subcontractor, Updates και Project Risks & Project Issues εμφανίζονται ανεξάρτητα.

Δεν υπάρχουν options σε combobox

Η κενή λίστα συνήθως σημαίνει ότι λείπει reference data, parent relationship ή active record. Έλεγξε Category πριν από SubCategory, Offer πριν από Project και Project Stage πριν από Stage Discipline.

Το myDATA queue αποτυγχάνει

Έλεγξε tenant myDATA configuration και provider availability. Σε throttling περίμενε πριν ξαναδοκιμάσεις. Το App δεν αποθηκεύει αντίγραφα των live invoices· αποθηκεύει μόνο την επιλεγμένη MARK-to-project αντιστοίχιση.

Το Export είναι disabled

Περίμενε να ολοκληρωθεί το loading και βεβαιώσου ότι υπάρχουν γραμμές και δεν υπάρχει error. Για ορισμένα exports χρειάζεται ξεχωριστό permission.

Έκανα αλλαγή αλλά το dashboard δεν ενημερώθηκε

Επιβεβαίωσε ότι το Save ολοκληρώθηκε, κλείσε το dialog και πάτησε Refresh. Αν το metric έχει date filter, έλεγξε ότι το record βρίσκεται μέσα στην επιλεγμένη περίοδο.

Mobile menu ή dialog δεν χωράει

Κλείσε το ανοικτό dropdown, χρησιμοποίησε το εσωτερικό scroll του dialog και μην περιστρέφεις τη συσκευή κατά το Save. Αν το πρόβλημα επιμένει, πάτησε πρώτα Refresh και έπειτα Hard Browser Reset.

Γρήγορος έλεγχος πριν ζητήσεις υποστήριξη

Βεβαιώσου ότι βρίσκεσαι στο σωστό tenant και στο σωστό Project/Offer/Client.
Σημείωσε την ακριβή διαδρομή navigation και το label του control που λείπει ή αποτυγχάνει.
Διάβασε το validation/error message χωρίς να επαναλάβεις πολλές φορές destructive ή provider action.
Έλεγξε required fields, dates, unique codes, parent selections και assignments.
Πάτησε Refresh. Χρησιμοποίησε Hard Browser Reset μόνο για browser/PWA state.
Στείλε στον Admin τον ρόλο σου, το workflow, το Project/Offer code και το ακριβές μήνυμα — ποτέ password, token ή secret.

Πού απευθύνεσαι;

Αν λείπει επιλογή από Select Client..., Select Type..., Select Stage..., Select Category... ή Select SubCategory..., χρειάζεται έλεγχος reference data και permissions από administrator. Μην δημιουργήσεις προσωρινή λάθος τιμή μόνο για να προχωρήσει η φόρμα.

ΣΥΝΕΧΙΣΕ ΤΗΝ ΕΞΕΡΕΥΝΗΣΗ

Δες πώς συνδέονται όλα τα workflows.

Το product model δείχνει πώς planning, offers, delivery και reporting μοιράζονται το ίδιο workspace.

Δες το product model

Το πλήρες εγχειρίδιο του EmbiriaBIMS App.

Βρες πρώτα τη δουλειά που θέλεις να κάνεις

Καταγραφή χρόνου

Πρόβλημα σε project

Εμπορική ευκαιρία

Διαχείριση project

Οικονομική παρακολούθηση

Απόφαση και αναφορά

Ξεκίνα από τον ρόλο και τα permissions σου

Guest / Customer

Designer / Engineer SUB

Engineer / Secretariat

Project Manager

CTO / COO

CEO

Admin

Header, navigation και καθημερινά εργαλεία

Άνοιξε το navigation

Έλεγξε ProjectActions και notifications

Άνοιξε το προφίλ σου

Κάνε ασφαλές refresh όταν τα δεδομένα έχουν αλλάξει

Είσοδος, Microsoft activation και προφίλ

Πρώτη είσοδος ή επανασύνδεση

Browser, εγκατεστημένο App και Microsoft Teams

Επεξεργασία του My Profil Page

Άνοιξε το profile

Έλεγξε τα στοιχεία ταυτότητας

Διαχειρίσου Microsoft sign-in

Έλεγξε roles και αρχική οθόνη

Διαχειρίσου emails

Αποθήκευσε

Αποστολή notification

Παρακολούθηση και διαχείριση work timers

Πώς περνάω ώρες;

A. Αυστηρή λειτουργία: ξεκίνα εργασία και κλείσε τη συνεδρία

Βρες τα work controls στον header

Κάνε παύση ή συνέχισε

Συμπλήρωσε την κατανομή στο Work Hours Update

Ολοκλήρωσε το dialog

B. Καταχώρισε χρόνο σε project

Επίλεξε project

Επίλεξε discipline

Άνοιξε το Project Time

Πέρασε χρόνο

Αποθήκευσε την κατανομή

C. Καταχώρισε deliverables και supportive works

Άνοιξε Deliverables Time

Συμπλήρωσε κάθε deliverable

Άνοιξε Supportive Works Time

D. Καταχώρισε χρόνο που δεν ανήκει σε project

Άνοιξε το no-project panel

Διάλεξε τη δραστηριότητα

Κάνε update

Διόρθωση ήδη καταχωρισμένων ωρών

Έλεγχος των ωρών

Unclaimed hours: καταχώριση ξεχασμένων ωρών

Άνοιξε το υπόλοιπό σου

Επίλεξε ποσότητα

Επίλεξε προορισμό

Αποθήκευσε ή στείλε αίτημα

Έλεγξε το αποτέλεσμα

Διορθώσεις ωρών, Edit Hours και TimeMGMT

A. Στείλε correction request

Άνοιξε Correct Your Hours

Διόρθωσε το σωστό record

Τεκμηρίωσε και στείλε

Έγκριση από approver

B. Επεξεργάσου υπάρχουσες εγγραφές από Edit Hours

Ευέλικτη λειτουργία: προσθήκη, αλλαγή και διαγραφή

C. Ανάλυσε τον χρόνο στο TimeMGMT

Άνοιξε το dashboard

Ρύθμισε General Filters

Διάλεξε την κατάλληλη view

Άνοιξε detail ή export

Άλλαξε ώρες άλλου χρήστη μόνο αν επιτρέπεται

D. Ακριβής οδηγός των TimeMGMT views

Η προσωπική μου εργασία και τα assigned records

Working Dashboard: βρες και άνοιξε τη δουλειά σου

Άνοιξε Dashboards → Working Dashboard

Χρησιμοποίησε τα filters πριν επιλέξεις γραμμή

`Guest` / `Customer`

`Designer` / `Engineer SUB`

`Engineer` / `Secretariat`

`Project Manager`

`CTO` / `COO`

`CEO`

`Admin`

Επεξεργασία του `My Profil Page`

Συμπλήρωσε την κατανομή στο `Work Hours Update`

Άνοιξε το `Project Time`

Άνοιξε `Deliverables Time`

Άνοιξε `Supportive Works Time`

Διορθώσεις ωρών, `Edit Hours` και `TimeMGMT`

Άνοιξε `Correct Your Hours`

B. Επεξεργάσου υπάρχουσες εγγραφές από `Edit Hours`

C. Ανάλυσε τον χρόνο στο `TimeMGMT`

Ρύθμισε `General Filters`

Άνοιξε `Dashboards` → `Working Dashboard`

Άνοιξε `Dashboards` → `My Performance`

Συμπλήρωσε το `Main Info`

Άνοιξε `Working Dashboard` → `Projects`

B. Συμπλήρωσε το `Main Info` με τη σωστή σειρά

`Subcontractors`

`Address`

`Project Planning`

`Project Changes`

`Project Workbook`

`Activity Log`

Ρύθμισε `Stage Disciplines`

Τακτοποίησε `Unassigned Disciplines`

Άνοιξε το tab `Project Risks`

Συμπλήρωσε το `Main Info` με τη σειρά